對于一些IT項(xiàng)目產(chǎn)生的問題，人們直到無法再去忽視它們的存在時(shí)（例如項(xiàng)目預(yù)算增長過快，或是項(xiàng)目進(jìn)度與日程表不符），才會真正地正視它們。
識別IT項(xiàng)目存在的潛在問題，看似是不可能的，特別是當(dāng)這些問題在項(xiàng)目規(guī)劃的初期仍處在萌芽狀態(tài)的時(shí)候。畢竟，當(dāng)項(xiàng)目日程表已經(jīng)制訂好并且工期緊張時(shí)，沒有人有時(shí)間回顧和評估帶有大量活動(dòng)組件的項(xiàng)目所處的狀態(tài)。
事實(shí)上，在項(xiàng)目產(chǎn)生的問題失控之前，有一個(gè)簡單的辦法可以識別這些問題。Prinzo集團(tuán)專門從事項(xiàng)目管理培訓(xùn)與咨詢服務(wù)。該集團(tuán)首席執(zhí)行官Rob Prinzo建議，管理者應(yīng)該主動(dòng)詢問項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員他們所負(fù)責(zé)項(xiàng)目的狀態(tài)，以發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目管理存在的潛在問題。Prinzo說：與關(guān)鍵的參與者進(jìn)行會面，找出項(xiàng)目的商業(yè)推動(dòng)力、周邊環(huán)境、組織上的障礙，以及哪些部分在過去運(yùn)作良好。他們會告訴你項(xiàng)目存在哪些問題。
向項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員詢問存在的潛在問題是Prinzo衡量IT項(xiàng)目健康程度中的一個(gè)環(huán)節(jié)。此舉還可以識別需求的落差、人員需求、終端用戶培訓(xùn)計(jì)劃以及變更管理方案中存在的問題。這些問題可能會威脅到系統(tǒng)實(shí)施、軟件升級或硬件推出的成功。其他的環(huán)節(jié)還包括審查項(xiàng)目文件材料，確定它們是否完整，與項(xiàng)目有關(guān)人員分享你的發(fā)現(xiàn)，以便能快速解決這些問題。
Prinzo指出，文件材料不完整表明項(xiàng)目的某些部分并沒有經(jīng)過深思熟慮。例如，項(xiàng)目文件材料沒有解釋終端用戶如何就新軟件應(yīng)用接受培訓(xùn)，而這可能會導(dǎo)致用戶缺乏培訓(xùn)，這反過來就會阻礙新軟件的應(yīng)用。同樣，含糊不清的要求，例如用戶自己的要求與IT人員認(rèn)為用戶所需要的之間會存在差異，這將導(dǎo)致軟件無法滿足企業(yè)需求。第三個(gè)例子是，如果新系統(tǒng)的需求評估沒有被記錄，那么主管和用戶對項(xiàng)目的支持將會日漸消退。
IT部門繼續(xù)完善那些在經(jīng)濟(jì)衰退期間受到拖延的項(xiàng)目有助于他們管理這些項(xiàng)目，確保他們能夠在人員和預(yù)算有限的情況下按時(shí)完成這些項(xiàng)目。Prinzo表示，在項(xiàng)目生命周期中，這些工作做得越早、越有規(guī)律，那么所帶來的好處也就越多。
Prinzo說：有人認(rèn)為這一程序增加了日常支出，但是如果你總結(jié)出一套方法，那么這一程序就會變得非常簡潔明了。在整個(gè)項(xiàng)目中使用這一項(xiàng)目確認(rèn)方法，你能夠在問題惡化或無可救藥之前找出它們。當(dāng)我花時(shí)間在前端與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估和缺陷分析時(shí)，我所得到的好處就是，在進(jìn)行研發(fā)和測試階段時(shí)，我不再需要進(jìn)行這些評估。我們將著眼于如何讓其運(yùn)行得更好。
