過去幾年涌現(xiàn)出了大批“顛覆性”的新型科技初創(chuàng)公司，它們扎堆進入市場，為小公司和大企業(yè)推出各種各樣的軟件即服務(wù)(SaaS)和應(yīng)用軟件解決方案。乍一看，這是個好消息。然而，“選擇太多了”這個短語也許同樣適用，甚至可能反而阻礙云服務(wù)的采用。
就文檔管理系統(tǒng)(DMS)而言，集中是多年來的目標;然而，市面上出現(xiàn)了擁有廣泛整合功能的新技術(shù)，比如SAP Modules和風(fēng)頭正勁的后起之秀Slack，這些新技術(shù)正在徹底改變集中這個想法。
如今，數(shù)據(jù)、文檔和設(shè)備日益擴散開來，所以基于云的文檔管理系統(tǒng)試圖運用嚴格的規(guī)則和流程不再切合實際――畢竟，隨風(fēng)彎曲的樹才屹立得最久。
未來會靈活多樣
用戶日益要求其DMS(以及整個協(xié)作技術(shù))具有更大的靈活性，但是這實際上意味著什么呢?更多的選擇到頭來會不會反而阻礙云服務(wù)的采用呢?
去年年底，我曾對在線文檔管理的未來做了諸多預(yù)測，得出結(jié)論：新技術(shù)的出現(xiàn)和發(fā)展將取代更成熟的服務(wù)，但是對業(yè)務(wù)決策者們來說，它們也可能會攪渾這趟水。
今年會有眾多不同的平臺浮出水面，并且在企業(yè)界受到追捧，數(shù)量之多將是空前的。實際上，從完全采用者獲得的價值提升方面來看，企業(yè)社交網(wǎng)絡(luò)(ESN)的持續(xù)崛起就好比上世紀九十年代個人計算機的崛起。
所以，一套更靈活、更多樣的文件管理工具是好事，還是它實際上會導(dǎo)致一些公司面對太多的選擇，對云服務(wù)避而遠之?
無縫整合是關(guān)鍵
市面上一系列廣泛的業(yè)務(wù)流程和工作流程解決方案似乎讓人無所適從，但是如果各個應(yīng)用程序以一種安全、無縫、直觀的方式彼此整合起來，多少有望緩解這種情況。這讓用戶可以自由、靈活地選擇最適合其工作的工具，并輕松地將工具整合到企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)策略中。
云服務(wù)旨在幫助形形色色、大大小小的公司減少成本、改善協(xié)作和提升效率，這應(yīng)該都會對賬本底線帶來顯著影響。尤其是文檔管理系統(tǒng)讓員工可以隨時隨地訪問信息，甚至可以與同事同時操作。這種解決方案的靈活性意味著，公司本身能夠變得更靈活、更敏捷、更有競爭力。
更加合作的方法
當(dāng)然，可用工具方面擁有更多的選擇，以及更高的可訪問性和移動性比十年前更僵硬的系統(tǒng)要好，是不是?如今，人們極有可能在家辦公，他們想要這天通過智能手機或平板電腦來訪問重要的業(yè)務(wù)信息和文檔，次日想看看在辦公PC上是不是實現(xiàn)了同步。
安全的、基于云的平臺也非常受歡迎，因為它們讓自由職業(yè)者和合同工(擁有必要的訪問權(quán)限)可以從世界上任何地方登錄，從事于某個項目或工作流程。
由于旨在便于遠程辦公、文件共享及在線合作的SaaS和應(yīng)用軟件開始在企業(yè)界受到追捧，與它們整合的文檔管理系統(tǒng)將被迫跟上步伐，或者更棒的是，領(lǐng)先一步。
最終，如果這些工具提供一種真正的解決方案，為用戶簡化生活，那么能夠從一系列廣泛的選擇中選出合適的那一個，然后徑直添加到現(xiàn)有的工作流程中，肯定是樁好事。
安全性和便利性
基于云的DMS、SaaS和ESN采用率大幅提高，這恰恰表明了企業(yè)行為在信息管理方面正發(fā)生怎樣的變化和進化。就遠程聯(lián)系和合作而言，自帶設(shè)備(BYOD)這一方法正迅速成為常態(tài)，這有助于推廣“始終在線”的理念，尤其是在初創(chuàng)公司當(dāng)中。
由于可穿戴技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)變得更加普及，開始生成寶貴數(shù)據(jù)和洞察力，公司內(nèi)部的消費化現(xiàn)象會隨之加劇。將控制權(quán)從IT部門奪過來、交到用戶的手里可能很危險，但也有其優(yōu)點。提供安全、適當(dāng)?shù)脑O(shè)備、工具以及平臺，讓你的員工可以使用他們最熟悉的技術(shù)，這有望提高生產(chǎn)力和滿意度。
雖然安全性和便利性有時似乎是個矛盾體，但是它們倆始終是需要考慮的關(guān)鍵因素，這在短期內(nèi)不太可能會發(fā)生變化。
模塊化的崛起
那么，遍地開花的顛覆性技術(shù)果真給基于云的DMS提供商出了一道難題?并非如此。它讓我們保持警覺，并迫使我們將整合放在解決方案的首要位置，這對用戶們來說完全是好消息。
模塊化業(yè)務(wù)工具(比如SAP Business ByDesign)提供了多樣化的SaaS產(chǎn)品，適合項目管理、人力資源、客戶關(guān)系管理及另外許多業(yè)務(wù)流程。我覺得，模塊化會成為最佳文檔管理系統(tǒng)的一個必要元素，讓中小企業(yè)和大企業(yè)能夠堆疊和構(gòu)建滿足其具體需求的靈活、定制的解決方案。
至于有沒有像一應(yīng)俱全式的DMS軟件包，我無法確信，不過擁有廣泛整合功能的新技術(shù)意味著，在未來幾年，靈活性和選擇會日益受到用戶們的重視。
