OA作為信息化工具的一種，通過統(tǒng)一辦公流程，規(guī)范信息流動，可以有效地提高公司員工的工作效率，降低公司的運營成本。正是由于OA順應了信息技術發(fā)展的潮流，目前大多國內企業(yè)的OA已經成為或者即將成為企業(yè)日常運營的必備工具之一。
普巴軟件認為，一個企業(yè)的OA系統(tǒng)從開始到成功實施有其相對繁雜的過程。從調研到最終上線，其間需要經過多次的溝通、測試、調整，這其中需要密切關注以下幾個要點：
要點一，初期調研是根本
在互聯(lián)網高度普及的今天，企業(yè)職員往往對企業(yè)信息系統(tǒng)多少有所了解，并且很有可能產生過通過企業(yè)信息化來擺脫手工處理繁瑣而重復工作的想法。其實這就是對OA系統(tǒng)功能的一種最基本的需求，仔細了解他們對將來自動化辦公的期望和要求，也就達到了前期功能調研的目的。
而在產品調研方面需要廣撒網。要盡可能了解目前市面上的所有產品，其產品資料也是越多越好。這樣，收集的產品資料才能更直觀，也能更方便了解其功能。其次，應帶有一定標準去了解各產品，這個標準應從前期對本企業(yè)的調研中總結出來，不一定要形成書面材料，但在產品調研過程中要心中有數(shù)。市面上的產品形形色色，只有這樣才能省時省力地找出幾個符合本企業(yè)需求的重點產品，以備詳細了解和比較，為后期的選型工作打好堅實基礎。
要點二，堅持觀念去選型
這一步只需在調研初期選定的幾個重點產品中選擇就可以了，但事情并不比之前的工作輕松，因為這些產品往往在主要功能實現(xiàn)上差別很小，就好比到了企業(yè)招聘的最后一關面試，取舍將會更難。
首先從軟件結構上考慮，應選擇與公司條件相適應的，這樣修改、擴充和維護時將容易實現(xiàn)。雖然現(xiàn)在的OA系統(tǒng)大多通用性很強，可以隨時根據用戶的需要對軟件模塊進行增刪修改，但選擇不同的系統(tǒng)，對軟件進行修改的幅度肯定是不同的，從而增加的軟件成本也就高低不一了。通?；谄脚_架構的系統(tǒng)一般適應性和設計合理性要強于同類其他產品，比如基于普巴軟件的軟件開發(fā)平臺上的大OA系統(tǒng)方案。
其次就是從售后服務方面考慮了，基本應選擇能及時提供服務支持的開發(fā)商。
要點三，試用階段多測試
有了選擇，就該進入OA試用階段了。試用并不是信息部門自己的事情，尤其是工作流的部分。由于信息部門的職員在日常工作中對企業(yè)的工作流程接觸很少，光靠在調研中得到的那些資料對系統(tǒng)中的工作流部分進行簡單的流轉測試，是很難發(fā)現(xiàn)細節(jié)上的問題的。而經常接觸企業(yè)工作流程的職員由于對流轉中曾經出現(xiàn)的偶然事件有較切身的體會，則往往能發(fā)現(xiàn)在該部分存在的缺漏。
要點四，運行過程重溝通
運行中出現(xiàn)了問題要解決，就涉及到了與軟件開發(fā)商方面的溝通問題。這就需要注意兩點：一是內部問題，就是說與對方實施人員溝通最頻繁的幾個人一定要針對目前系統(tǒng)存在問題達成一致意見，然后再去與對方進行溝通。否則，就可能在一些關于對按鈕的使用習慣、頁面的勻稱美觀等非重要問題上出現(xiàn)分歧，有的主張改進，有的說不改也行，這樣對方肯定不會主動改進。這些問題改不改似乎無關緊要，但卻無疑會對以后的溝通造成消極影響，使己方處于被動。二是對對方實施人員要有要求，對能夠解決的問題，應提醒其在計劃時間內實現(xiàn)，對軟件不能解決的問題，要拿出相關理由，以方便對照查找資料，共同找出其他解決方法。
要點五，重點培訓是保障
培訓主要分兩個方面。一是系統(tǒng)管理員的培訓，二是普通用戶的培訓。這也通常是實施成功的關鍵。系統(tǒng)管理員的培訓非常重要，因為系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)各個模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統(tǒng)實施效果產生很大影響。只有掌握了這些知識，管理員才能在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時具備分析與處理的能力，以保證系統(tǒng)正常運行。另外，培訓最好采用講解培訓與解決運行中出現(xiàn)的問題交替進行的方式。這樣，有助于用戶更快地熟悉系統(tǒng)。
普巴軟件認為，在OA的實施過程中，用戶如果能堅持這五點原則，就不會出現(xiàn)棄之可惜，用之無味的雞肋項目了。
