近年來，地產(chǎn)行業(yè)逐漸向集團化經(jīng)營發(fā)展，異地售樓、多點管理成為企業(yè)主要的經(jīng)營模式，由此也給企業(yè)的IT管理帶來了一些難題。如何在保證信息安全的情況下實現(xiàn)跨部門跨地域的協(xié)同辦公從而促進業(yè)務流程的高效運作成為地產(chǎn)企業(yè)亟待解決的問題。
面對上述問題，某知名地產(chǎn)集團利用SharePoint及葡萄城FlowMan搭建的辦公平臺解決了香港、上海、北京三地之間的協(xié)同流程，其成功經(jīng)驗可為同行業(yè)者借鑒一二。
客戶背景：
該知名地產(chǎn)集團為建基于香港的大型綜合企業(yè)集團。集團以地產(chǎn)業(yè)務為基石，經(jīng)過40年的發(fā)展，經(jīng)營范圍擴展至于香港、澳門及中國內(nèi)地的四大核心業(yè)務，包括物業(yè)及酒店、基建、服務和百貨。隨著公司規(guī)模的擴大，公司部門之間以及與外部都存在大量的業(yè)務協(xié)同。一個項目或者目標的達成，往往由企業(yè)內(nèi)外各相關(guān)職能部門統(tǒng)一安排、共同合作才能保質(zhì)、保量、保證期限的完成。
公司管理層敏銳地意識到企業(yè)內(nèi)部存在的大量協(xié)同，同時也想通過建立個人辦公、行政審批、各種流程設(shè)置、公文處理、信息溝通、BI分析、企業(yè)內(nèi)部不同信息化系統(tǒng)的無縫接合，整合企業(yè)各部門的協(xié)同平臺資源，在使員工、部門、公司在共享資源的同時，使辦公效率不斷提高，最終凝聚提高企業(yè)的生產(chǎn)力。
系統(tǒng)亮點：
該地產(chǎn)集團以微軟SharePoint為平臺，利用葡萄城無縫集成于SharePoint的工作流設(shè)計器FlowMan配置部署日常辦公涉及到的流程，涵蓋行政、人事、財務、法務、IT、采購等各個部門。
1. 建立系統(tǒng)整合的基礎(chǔ)平臺——由于企業(yè)中使用的大量業(yè)務系統(tǒng)對數(shù)據(jù)交互、統(tǒng)一管理帶來不便，該地產(chǎn)集團在考慮上線OA系統(tǒng)時首先確立了微軟SharePoint作為整合各系統(tǒng)的基礎(chǔ)平臺，以消弭企業(yè)內(nèi)部存在的信息孤島。
2. 方便的組織結(jié)構(gòu)管理——該地產(chǎn)集團的OA系統(tǒng)覆蓋香港、上海、北京三地，各地不僅有各自的人事架構(gòu)，同時也需要實現(xiàn)跨地域?qū)徟?。葡萄城FlowMan工作流設(shè)計器具有獨立的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)管理，在項目實施過程中方便地解決了跨AD域的流程協(xié)同，這一功能得到客戶高度認可。
3. 全面管控企業(yè)內(nèi)部費用——企業(yè)內(nèi)控非常重要的一個環(huán)節(jié)即追蹤每一筆費用的使用情況及金額大小，但手工單據(jù)卻給正確的統(tǒng)計帶來不便且容易出錯。該地產(chǎn)集團在設(shè)計系統(tǒng)功能之始便確定將報銷、采購、出差、合同、付款申請等數(shù)據(jù)與預算、費用科目相關(guān)聯(lián)，通過費用預警等預算控制功能全面管控企業(yè)內(nèi)部費用。
4. 郵件審批提高效率——該地產(chǎn)集團的協(xié)同辦公項目使用了葡萄城FlowMan的郵件審批功能。審批人收到審批通知郵件后，只需在郵件中回復預先定義的關(guān)鍵詞即能完成審批任務，而不必再接入公司內(nèi)網(wǎng)查看明細。
5. 人性化的審批提醒——在審批提醒方面，集團項目充分體現(xiàn)了人性化這一特點。除任務啟動時會發(fā)送郵件通知相關(guān)審批人之外，考慮到審批人經(jīng)常外出可能會耽誤任務執(zhí)行，集團提出在每個節(jié)點均需設(shè)置審批延時提醒。使用葡萄城FlowMan工作流設(shè)計器，在已設(shè)計好的工作流中新增延時提醒節(jié)點非常容易。
客戶收益：
葡萄城的實施顧問僅用兩個多月時間完成了該地產(chǎn)集團香港、上海、北京三地的流程配置及部署，總計45個辦公流程。
通過與之前手工流程對比，電子化之后的流程優(yōu)化了將近60%的審批節(jié)點，尤其提升了異地審批的效率，該地產(chǎn)集團打造高效協(xié)同平臺的愿景完成了第一步。
不僅如此，系統(tǒng)為該集團管控費用預算的策略提供了全面輔助。將費用的申請、報銷和預算緊密關(guān)聯(lián)，有助于管理者隨時了解企業(yè)內(nèi)部資金流向及用途，并能及時進行干預指導。
轉(zhuǎn)型的最終目的 -提質(zhì)降本增效
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