在當前迅猛發(fā)展的信息社會，檔案信息化建設已成為檔案事業(yè)應對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。加快企業(yè)檔案信息系統(tǒng)化建設，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，是實現(xiàn)檔案系統(tǒng)整體功能的基礎和手段。檔案信息系統(tǒng)是需要運用多學科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的龐大系統(tǒng)工程，所以協(xié)調組織、加強管理和科學決策，是十分必要的。
所謂檔案信息化，就是在國家檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，根據(jù)企業(yè)的實際情況在檔案管理活動中，全面應用現(xiàn)代信息技術，對企業(yè)檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。
企業(yè)檔案信息化可以從以下幾個方面著手：實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡化;實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;實現(xiàn)檔案信息高度共享;引發(fā)檔案管理模式的變革。
一、檔案信息化管理的必要性
由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔憂。由于檔案需反復查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高?，F(xiàn)在主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。可見，信息化是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從社會各個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不彰顯其獨特的魅力，也成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具?？梢哉f，現(xiàn)代信息技術成為實現(xiàn)科學開發(fā)檔案信息資源的關鍵條件。
二、加強檔案信息化管理的措施
檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個環(huán)節(jié)都應達到一定水平，并通過網(wǎng)絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。制定檔案信息化管理的有關標準，推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網(wǎng)絡，建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡，實現(xiàn)企業(yè)館藏檔案數(shù)字化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。
三、加強檔案部門基礎設施建設
電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統(tǒng)計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高企業(yè)檔案室計算機和網(wǎng)絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網(wǎng)。使各項工作網(wǎng)絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。
四、加強檔案電子化信息資源建設
所謂檔案信息電子化，是以館藏檔案資料紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化為二次文獻信息供人們利用。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。(可喜的是，電力系統(tǒng)已開發(fā)一套檔案管理平臺軟件正在推廣中)加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于檢索利用。
五、加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設
好多企業(yè)至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設，開發(fā)標準化的檔案管理系統(tǒng)，加強檔案目錄的輸入，保存。
六、加強檔案信息化人才隊伍建設
推進檔案信息自動化的關鍵是人才。由于電子檔案信息內容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發(fā)展對檔案工作的需求。
檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現(xiàn)不是檔案部門的單一工作，也不能僅僅單憑幾個計算機技術人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。信息化是當今世界和社會發(fā)展的大趨勢，檔案部門只有克服困難，迎頭趕上，與企業(yè)其他部門同步發(fā)展，才能適應社會和時代發(fā)展的需要，更好地服務社會。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更是缺之又缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，甚至有電腦盲現(xiàn)象。甚至有些企業(yè)檔案隊伍不穩(wěn)，人才流失嚴重?？梢姡嬎銠C技術人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，要針對性地對他們進行思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻精神;有計劃有組織地進行培訓，掌握信息技術的新知識;在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂;以形成最佳的人才結構。在管理上，還需要研究如何增強檔案人員的活力，可以開展激勵機制，對一些項目實行項目管理，在保證完成檔案建設的前提下，開展對社會有償服務等。否則，盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學、更先進的管理方法，使企業(yè)檔案信息化建設工作達到質的飛躍。
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轉型的最終目的 -提質降本增效
