企業(yè)供應(yīng)鏈優(yōu)化將跨越企業(yè)內(nèi)部乃至企業(yè)與企業(yè)之間、供應(yīng)鏈與供應(yīng)鏈之間的鴻溝，取得最佳同步化運行的協(xié)同效應(yīng)。企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化是供應(yīng)鏈一體化的基礎(chǔ)。
很多企業(yè)雖然在內(nèi)部流程優(yōu)化方面確實做得卓有成效，但不可否認(rèn)的是，這些企業(yè)之間的“共用流程”——涉及與其他企業(yè)打交道的業(yè)務(wù)流程——在很大程度上卻是障礙重重。遇到這種情況時，許多企業(yè)往往將責(zé)任推諉到協(xié)作企業(yè)，這并不利于流程的改善和合作關(guān)系的發(fā)展。從企業(yè)內(nèi)部流程出發(fā)來分析和解決這些障礙因素才能使流程逐步兼容。
以企業(yè)的采購流程為例。企業(yè)采購流程與供應(yīng)商的訂單履行流程應(yīng)是一條相互兼容對接的“鐵軌”，但有很多重復(fù)的工作任務(wù)和信息需求則是由雙方各自為政造成的。例如，當(dāng)一個企業(yè)的采購人員填寫采購單時，他所做的工作實質(zhì)上與供應(yīng)商的訂單錄人人員拿到訂單時所做的工作是一樣的。但是，由于流程不通暢導(dǎo)致這兩個工作流程之間可能幾乎沒有什么合作。由于企業(yè)之間存在鴻溝，即便這個企業(yè)和供應(yīng)商采用了電子數(shù)據(jù)交換技術(shù)，相關(guān)實際工作的完成仍然是相互隔離、各自為政的。企業(yè)業(yè)務(wù)流程的集成與優(yōu)化的目的并不應(yīng)著眼于本企業(yè)，而應(yīng)著眼于整個業(yè)務(wù)的運營、成本的降低、效率的提高和顧客服務(wù)的優(yōu)化。
因此，現(xiàn)代企業(yè)越來越關(guān)心供應(yīng)鏈一體化問題，也就是從如何實現(xiàn)最佳的協(xié)同效應(yīng)的立場出發(fā)，通過有效整合和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，考慮價值創(chuàng)造過程中的每一環(huán)節(jié)的分工合作及其利益關(guān)系問題，從而使供應(yīng)鏈的運行效率最佳，成本最優(yōu)。
基于大量國內(nèi)外優(yōu)化跨企業(yè)流程的實際案例，我們認(rèn)為，要想有條不紊地推行這一艱巨任務(wù)并獲得成效，應(yīng)該將其劃分為五個主要步驟：界定范圍、組建團隊、重新設(shè)計、實施、持續(xù)改善。
(1)確定需要優(yōu)化的對象，界定優(yōu)化范圍
這步需要確定哪一種企業(yè)流程能夠為改善企業(yè)整體績效創(chuàng)造最大的機會，它可能是供應(yīng)鏈流程、產(chǎn)品開發(fā)流程、分銷流程或其他業(yè)務(wù)流程。通常，企業(yè)應(yīng)該選擇已在企業(yè)內(nèi)達到最佳績效的業(yè)務(wù)流程。把那些效率很低的業(yè)務(wù)流程與其他企業(yè)的業(yè)務(wù)流程合并沒有什么意義。但這些低效率、高成本的業(yè)務(wù)流程則是企業(yè)內(nèi)部流程優(yōu)化的著眼點和突破口。企業(yè)對這些“瓶頸”環(huán)節(jié)進行持續(xù)改善才能使之成為優(yōu)化的流程，與其他合作者兼容。
企業(yè)在進行流程優(yōu)化時，不可能在同一階段將所有的內(nèi)部部門的業(yè)務(wù)流程都進行集成和優(yōu)化，也不可能同時對所有的供應(yīng)商、銷售商或顧客的流程進行集成。企業(yè)應(yīng)首先將那些穩(wěn)定運行的流程集成起來，然后再帶動其他方面的改善。但這只是基本條件之一，企業(yè)還需要評估潛在合作伙伴的技術(shù)能力和企業(yè)文化是否適合跨企業(yè)業(yè)務(wù)流程的整合;企業(yè)在改造內(nèi)部流程方面是否有豐富的經(jīng)驗，如果沒有此方面經(jīng)驗，那么風(fēng)險無疑將增大，失敗的概率也隨之上升;企業(yè)是否具有協(xié)作精神，如果只注重短期利益而忽視長遠收獲，偏好合同勝過相互信任，謀求一己之私而不顧共同利益，都將注定跨企業(yè)流程整合計劃以失敗而告終。
(2)組建團隊
由于重新設(shè)計企業(yè)流程對業(yè)務(wù)經(jīng)營和企業(yè)文化具有深遠影響，所以在啟動階段就需要強有力的管理團隊。管理團隊首要職責(zé)之一就是界定協(xié)作規(guī)則：在企業(yè)流程整合中各方應(yīng)該做什么工作，沖突與爭端如何解決，在協(xié)作之初訂立好基本規(guī)則可以避免以后的誤解。管理團隊還要確定業(yè)績改善的衡量指標(biāo)(如業(yè)務(wù)周期、交易成本和庫存水平等)，同時還要設(shè)立明確的、可量化的目標(biāo)。
需要注意的是，管理團隊是重新設(shè)計企業(yè)業(yè)務(wù)流程的總協(xié)調(diào)入而不是執(zhí)行人，具體的實施由設(shè)計團隊和實施團隊負(fù)責(zé)。設(shè)計團隊?wèi)?yīng)當(dāng)由來自企業(yè)的跨部門人員組成，核心成員應(yīng)包括現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的專家、精通流程再設(shè)計的人員以及技術(shù)與變革管理專家。設(shè)計團隊太大會笨拙遲緩，太小則會人手不足，缺乏完成任務(wù)的足夠規(guī)模。通常，6—12人是適宜的規(guī)模。
一般而言，設(shè)計團隊的所有成員都應(yīng)該全職參與整合項目，因為兼職人員往往會受到其他工作職責(zé)的干擾而行動緩慢。但實施團隊人員則是兼職，涉及所有相關(guān)業(yè)務(wù)流程。
(3)重新設(shè)計
在這個階段，設(shè)計團隊成員首先應(yīng)分析原來的業(yè)務(wù)流程，從同步化運行的角度將它們重新組合成能夠達到績效目標(biāo)的全新流程。在新流程的設(shè)計過程中，設(shè)計團隊?wèi)?yīng)注意遵循以下原則：
優(yōu)先考慮終端顧客。各部門都要拋棄原來狹隘的服務(wù)目標(biāo)，追求更高的目標(biāo)——滿足雙方協(xié)力服務(wù)的最終顧客的需要。因為企業(yè)運行的動力來源于終端顧客，企業(yè)運行的基本職責(zé)是以流程為基礎(chǔ)，響應(yīng)有效顧客需求訂單，滿足有效顧客的需求訂單。
全部流程應(yīng)該作為一個整體加以設(shè)計，無論是企業(yè)內(nèi)部流程的優(yōu)化還是跨企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化都應(yīng)如此。這一點聽起來好像不言自明，但是很容易被忽視。要確保設(shè)計團隊的所有成員都有“大局觀”，否則他們可能會以零碎而非整體的方法設(shè)計流程，因此高層領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)商和把關(guān)是很重要的一個環(huán)節(jié)。
杜絕重復(fù)活動。要想從企業(yè)流程的再設(shè)計中迅速獲得回報，消除重復(fù)的業(yè)務(wù)活動是最佳的途徑之一，這也是建立并保持動力的關(guān)鍵。
整個流程的運作應(yīng)該基于同一數(shù)據(jù)庫。當(dāng)所有人都共享相同信息時，就可以避免不必要的協(xié)調(diào)工作，資產(chǎn)和資源也能夠得到準(zhǔn)確和高效的配置。
(4)實施
流程設(shè)計好以后，進入實施階段。在這個階段有兩條原則至關(guān)重要。首先應(yīng)當(dāng)“大處著想、小處著手、有序推進”。在一個全新流程的實施過程中，試圖一步到位往往會引發(fā)災(zāi)難。在取得實際的效果之前，任何業(yè)務(wù)關(guān)系都是脆弱而空泛的。取得實際效果所需時間越長，整個流程失敗的風(fēng)險也就越高。所以，在實施時必須有序推進，協(xié)調(diào)互動，避免拖延。再設(shè)計團隊?wèi)?yīng)該在數(shù)周而不是數(shù)月內(nèi)形成優(yōu)化流程的遠景，還要組織實施以盡快取得切實的效果。
重新設(shè)計企業(yè)業(yè)務(wù)流程不僅將改變員工的工作，而且將改變他們對其他部門或企業(yè)的看法，以及對兩個部門或企業(yè)關(guān)系的理解。共享信息、公開坦誠和相互信賴必須取代隱藏信息、相互猜疑和赤裸裸的敵視。只有時常提醒員工流程再設(shè)計的必要性、每個企業(yè)會由此獲得的利益以及對每位員工的期望，成功所需的文化改變才會出現(xiàn)。
(5)不斷進行基于協(xié)調(diào)分析的流程優(yōu)化，發(fā)現(xiàn)問題，持續(xù)改善
不斷進行檢核推進過程，不斷將新出現(xiàn)的問題在萌芽階段就解決掉。
流程的協(xié)調(diào)是個復(fù)雜問題，可以從三個階段考慮：流程的設(shè)計階段、運行階段和優(yōu)化階段。流程的協(xié)調(diào)不僅表現(xiàn)在執(zhí)行時參與方的信息交流和溝通，異常的檢測和處理，而且在流程設(shè)計時就要充分考慮流程中人、技術(shù)和管理等要素的和諧問題，這是一個更重要的階段。影響流程協(xié)調(diào)復(fù)雜性的因素有分工的程度、員工的素質(zhì)和自我管理水平、企業(yè)的信息化程度(信息基礎(chǔ)設(shè)施)、和諧的企業(yè)文化等。如何綜合考慮上述因素，保證流程中各種流(物流、信息流和資金流等)高效平滑地流轉(zhuǎn)，是流程協(xié)調(diào)設(shè)計的關(guān)鍵。此外，流程的協(xié)調(diào)問題關(guān)系到企業(yè)的效率和績效，而其直接原因?？蓺w結(jié)為各參與方的低效合作。作為活動的主體，參與方是企業(yè)和虛擬組織的基本組成單位，它們之間的關(guān)系多是流程變革的對象。在流程變革中，活動及其活動關(guān)系的變化可以歸結(jié)為參與方角色及其合作關(guān)系的再設(shè)計。從角色的協(xié)調(diào)關(guān)系來看，流程的優(yōu)化實質(zhì)上是對角色和角色關(guān)系的分析和調(diào)整，這個階段是以信息技術(shù)的使用為突破口，并以組織、企業(yè)文化和知識管理等方面的變革為支撐的。
轉(zhuǎn)型的最終目的 -提質(zhì)降本增效
分享到微信 ×
打開微信，點擊底部的“發(fā)現(xiàn)”，
使用“掃一掃”即可將網(wǎng)頁分享至朋友圈。