外企如何用好OA辦公系統(tǒng)? 正所謂“入鄉(xiāng)隨俗”，在中國落地的外企已經開始廣泛應用OA辦公系統(tǒng)——這個被視為有中國特色的企業(yè)管理軟件。
要想在中國獲得更好的發(fā)展，就必須實現(xiàn)管理人員的本土化，必須適應本土員工的辦公習慣和文化。實際上，最理想的境界是能夠達到“中西合璧”，而不是“土不土、洋不洋”，OA辦公系統(tǒng)如果能夠起到“粘合劑”的作用，就功莫大焉了。
外企在應用OA辦公系統(tǒng)方面有有利的方面，也有不利的方面。有利的是管理、流程、崗位都比較規(guī)范，項目的實施比較容易;不利的是因語言和文化差異，而導致高層對OA辦公系統(tǒng)的認識不夠清晰，中外員工在溝通和配合上容易產生障礙。
為了滿足外企對于OA辦公系統(tǒng)的個性化需求，國內優(yōu)秀的OA廠商都有專門針對外企應用的OA產品或解決方案。當然，產品最好，因為基本不需要做二次開發(fā)就可以直接使用，而解決方案則需要進行大量的二次開發(fā)來實施，這通常要耗費幾倍的成本和時間。
華天動力的多語言OA就是一款專門針對外企應用的成熟產品，這是國內首款真正意義上的多語言OA系統(tǒng)，也是目前唯一從系統(tǒng)底層支持中、英、日、韓、繁五種語言，并唯一提供多語言接口，可以讓用戶自己翻譯并使用其他語言的OA系統(tǒng)。通過華天動力多語言OA系統(tǒng)這個平臺，可以實現(xiàn)多種語言自由切換。用戶在登錄系統(tǒng)時選擇自己使用的語言，系統(tǒng)就會自動切換成該語言的操作界面，比如選擇的是英語，那么界面就會變成英文菜單。
他在系統(tǒng)中輸入的任何信息，其他用戶用另一種語言登錄時，都可以完整的顯示。
華天動力多語言OA系統(tǒng)讓不同語言的用戶在同一個辦公平臺上自由、無障礙的溝通和協(xié)作，適合國際性企業(yè)集團和在華外企這樣的用戶，他們的辦公人員分屬不同國家和地區(qū)，使用不同語言。上海三菱電機、TOTO中國、北京克拉斯家居、上海移遠通信等大中型外企都是這個系統(tǒng)的用戶。
在具體的應用上，外企對于OA辦公系統(tǒng)的需求則并不是很特殊，和國內企業(yè)類似，核心需求仍然集中在流程管理、信息傳遞等方面。
TOTO中國是華天動力的一個老客戶了，多年前，由于公司員工辦公的流動性大，公司里經常出現(xiàn)審批延誤和溝通不暢的事情。傳統(tǒng)的辦公方式打電話、發(fā)傳真已經不能滿足業(yè)務的需要，員工經常抱怨“10個電話，5個占線，還有5個不在服務區(qū);經理要是在外面，傳真恐怕不能及時收到……”面對如此窘境，公司決定上一套OA辦公系統(tǒng)。
項目的實施非常順利，使用效果也很好，用公司CIO彭雪鋒的話說，這是一次快樂實施。總結這次成功，彭雪鋒認為“領導要重視，產品要對路，同事要配合”，這三點缺一不可。
其實，由于TOTO中國一直保持著濃重的日企文化氛圍，在IT建設上也并不像說的那么輕松，企業(yè)高管、企業(yè)員工、業(yè)務部門的思維方式和行為習慣都會產生一些棘手的問題，那該怎么做呢?
彭雪鋒說：“我經常會主動和老板聊一些IT新趨勢，這并不是要他理解，而是要讓他知道主流是什么，同行的成功案例有哪些可以借鑒;同時也會了解公司業(yè)務面臨的問題，消除他內心的疑慮，幫他分析IT項目的ROI、一次性投入多少，長期能夠帶來的利潤等。這樣的溝通很難，但是多少會起點作用。”
正是利用這種開誠布公、循序漸進的方式，讓彭雪鋒逐漸摸到了老板的做事風格。
“在做IT項目之前，我會不斷的總結經驗，統(tǒng)計很詳細的數(shù)據(jù)作出報告。一份做了5天的報告能讓老板在5分鐘內消化完，這項目就OK了。但是如果沒有這個，其他的都免談。”
可見，在外企實施OA辦公系統(tǒng)等項目時，必須要做好非常認真和充分的準備才行，必須有計劃、有條理、有數(shù)據(jù)，務實客觀，才能協(xié)調公司上下接受系統(tǒng)，用好系統(tǒng)。
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轉型的最終目的 -提質降本增效
