1、物料編碼應(yīng)該反應(yīng)分類(lèi)
編碼的主要用途是幫助用戶(hù)進(jìn)行檢索，如何才能在最短時(shí)間內(nèi)，準(zhǔn)確的找到自己所需要的內(nèi)容呢?圖書(shū)館圖書(shū)的檢索方法給了我們啟示。他們檢索時(shí)，都是按大類(lèi)、中類(lèi)、小類(lèi)檢索的。如要查詢(xún)一本歷史小說(shuō)《康熙大帝》，可以通過(guò)文學(xué)(大類(lèi))、小說(shuō)(中類(lèi))、古代(小類(lèi))找到對(duì)應(yīng)的書(shū)架，然后在去找相應(yīng)的圖書(shū)，這大大的減少了我們檢索的范圍，提高檢索的效率。
在ERP系統(tǒng)的物料編碼中，我們可以成功的借鑒這種做法，把物料的分類(lèi)信息加入到物料編碼中。
根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，可以只把物料的大類(lèi)信息放入到編碼中，如有的企業(yè)，因?yàn)槲锪媳容^少，只把物料分為包裝材料、零件、成品三大類(lèi)，則可以分別用B、L、P三個(gè)英文字符作為編碼的第一位，用來(lái)區(qū)分物料編碼的種類(lèi);而有的企業(yè)，因?yàn)樵牧媳容^多，在管理中，分為了大中小類(lèi)，如在零件這個(gè)大類(lèi)下，又區(qū)分為木材制品、鋼材制品，而在鋼材制品下，又區(qū)分為螺絲套件、剪刀等小類(lèi)，如何，就可以把大中小類(lèi)的物料編碼都放入到物料編碼中去。
如此編碼，當(dāng)我們要知道所有的包裝材料信息時(shí)，只要輸入包裝材料的分類(lèi)碼，如B，再加上一個(gè)通配符(有些ERP系統(tǒng)查詢(xún)時(shí)，自動(dòng)支持模糊查詢(xún)，不需用戶(hù)輸入通配符)，則就可以找到所有的包裝材料信息。編碼原則如此設(shè)計(jì)，可以最大限度的滿(mǎn)足用戶(hù)查詢(xún)的需要。
2、編碼應(yīng)考慮擴(kuò)展性的需要
企業(yè)不斷的在發(fā)展，隨著規(guī)模的擴(kuò)大，產(chǎn)品的增加，其物料也會(huì)隨之迅猛的增加。所以，雜設(shè)計(jì)物料編碼時(shí)，也要考慮的未來(lái)的擴(kuò)展性問(wèn)題。
一般，最常見(jiàn)的手段，是通過(guò)利用流水碼來(lái)解決擴(kuò)展性的問(wèn)題。如我們把產(chǎn)品分為大中小三類(lèi)后，并通過(guò)兩位流水碼來(lái)表示具體的物料，如LGJ01表示某種款式的剪刀，但是，若現(xiàn)在企業(yè)中，剪刀已經(jīng)有了90款，而未來(lái)預(yù)計(jì)還可能有20款剪刀，怎么辦?若把最后的流水碼設(shè)置成為2碼的話，最多只能表示99種款式的剪刀(不考慮流水碼00)，而實(shí)際有11種。遇到這種情況，我們就要把流水碼的長(zhǎng)度增加，增加到3位，這就可以表示999款剪刀。
同時(shí)，大中小類(lèi)的類(lèi)別也會(huì)遇到這種情況。如企業(yè)小類(lèi)分的細(xì)的話，可能26個(gè)英文字符還用不夠，怎么辦呢?也通過(guò)流水號(hào)來(lái)實(shí)現(xiàn)，如可以用兩位來(lái)表示小類(lèi)，其中，第二位表示小類(lèi)，如，LGJ1-001，第一位表示大類(lèi)零件，第二類(lèi)表示中類(lèi)零件，第三類(lèi)表示小類(lèi)零件，如此，就能滿(mǎn)足企業(yè)的需求。
3、多少有別，巧用“其他”分類(lèi)
在考慮到物料的分類(lèi)過(guò)程中，有時(shí)候一個(gè)小類(lèi)只有一個(gè)物料，甚至一個(gè)大類(lèi)都只有一個(gè)物料，針對(duì)這種情況，若給其一個(gè)大類(lèi)或小類(lèi)編碼的話，給人一種占著茅坑不拉屎的感覺(jué)。我們?cè)诰幋a時(shí)，沒(méi)有必要為這種罕見(jiàn)的物料進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的編碼。完全可以把這些罕見(jiàn)、少用的材料合并在一起，用其他類(lèi)來(lái)表示。
一方面，可以減輕用戶(hù)記憶的壓力，畢竟要記住這些意義不大的字符，有點(diǎn)困難;另一方面，由于其物料比較少，而且不經(jīng)常用，把他們歸為一類(lèi)，不會(huì)影響用戶(hù)的查詢(xún)效果。
利用其他分類(lèi)，就給人一種“化腐朽為神奇”的感覺(jué)。企業(yè)若在物料編碼時(shí)，給每個(gè)種類(lèi)的物料都編一個(gè)其他的分類(lèi)，則，把一些常用的零件按其正常情況分類(lèi)，把罕見(jiàn)的材料、不經(jīng)常用到的材料和很難分類(lèi)的材料，都合并到其他類(lèi)中，可以減少用戶(hù)很多的工作量，并且使用效果不會(huì)受到影響，事半功倍，何樂(lè)而不為呢?
4、編碼信息不能夠反映材料的具體信息
我們說(shuō)的物料基本信息，一般包括兩部分內(nèi)容，一是物料的種類(lèi)信息，如包裝材料還是零件;另外一種是物料的具體信息，如其規(guī)格、尺寸、顏色、供應(yīng)商等等。我們?cè)谖锪暇幋a中，要把種類(lèi)信息納入其中，而對(duì)于物料的具體信息不應(yīng)該納入其中。
有些用戶(hù)，喜歡把物料的供應(yīng)商放入到編碼信息中去，如此的話，看到編碼就知道該下個(gè)哪個(gè)供應(yīng)商。這看起來(lái)是蠻方便的，但是，實(shí)際上，會(huì)產(chǎn)生其他很多的錯(cuò)誤。
如當(dāng)該零件有多個(gè)供應(yīng)商時(shí)，則會(huì)需要編寫(xiě)多個(gè)編碼，供應(yīng)商越多，編碼越多;其次，當(dāng)該零件多個(gè)供應(yīng)商沒(méi)有區(qū)別，每個(gè)客戶(hù)都可以使用時(shí)，則編寫(xiě)B(tài)OM會(huì)遇到麻煩，不知道用哪種零件為好，雖然，可以指定一個(gè)供應(yīng)商為默認(rèn)的供應(yīng)商，其他的作為替代件來(lái)解決，但是，這也與企業(yè)實(shí)際管理有點(diǎn)差異，替代件的話，永遠(yuǎn)會(huì)只在被替代件無(wú)法滿(mǎn)足需求的情況下，才會(huì)考慮。而有是企業(yè)需要進(jìn)行供應(yīng)商之間的平衡，若如此編碼，ERP系統(tǒng)就無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)的需要。
可見(jiàn)，若把物料的具體信息放入到物料編碼信息中去，企業(yè)很可能會(huì)搬起石頭，砸自己的腳。一般情況下，只有客戶(hù)指定需要某個(gè)供應(yīng)商的零件進(jìn)行生產(chǎn)，才會(huì)考慮把這個(gè)供應(yīng)商的信息放入到編碼中去(有時(shí)候，有些客戶(hù)會(huì)出于種種原因，如企業(yè)某個(gè)供應(yīng)商是其子公司等原因，要求企業(yè)指定有某個(gè)供應(yīng)商的零件)，遇到這種情況，企業(yè)為了管理上的準(zhǔn)確問(wèn)題，可以把這些材料分離出來(lái)，進(jìn)行獨(dú)立的編碼，把供應(yīng)商的代碼也可加入到物料信息的編碼中去，除此之外，不要嘗試把供應(yīng)商信息納入到物料的編碼規(guī)則中去。
物料的其他信息，如顏色、規(guī)格等，也如同上面的例子，一般也是不納入物料編碼的規(guī)則為好!
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