上市公司的財(cái)報(bào)都必須經(jīng)過會(huì)計(jì)師的簽證，才具有一定的公信力。而會(huì)計(jì)師們?cè)诿β档臅r(shí)候，平均一個(gè)月有超過一半時(shí)間都不在辦公室，對(duì)他們而言，不是在客戶的辦公室里，就是在前往客戶辦公室的路上。資誠(chéng)聯(lián)合會(huì)計(jì)師事務(wù)所，為了讓員工的工作效率與質(zhì)量，不會(huì)因?yàn)楸仨氶L(zhǎng)期在外奔波而有所影響，很早就著手推動(dòng)移動(dòng)辦公室。
臺(tái)灣資誠(chéng)聯(lián)合會(huì)計(jì)師事務(wù)所執(zhí)業(yè)會(huì)計(jì)師兼CIO徐永堅(jiān)表示，從2013年9月開始，便陸續(xù)推出9款A(yù)pp，從通訊錄到虛擬會(huì)議，或者是簽核通知的提醒及會(huì)計(jì)師工作底稿的復(fù)核等，讓員工只在手機(jī)上就能完成工作(Workflow)進(jìn)展。
IT投資是公司競(jìng)爭(zhēng)力的象征，每年大約2億元
全世界150多個(gè)國(guó)家都有資誠(chéng)分公司，臺(tái)灣是聯(lián)盟所之一，主要業(yè)務(wù)分成三大部分，以審計(jì)為大宗，其次包括稅務(wù)法律和信息管理顧問部門，而企業(yè)內(nèi)的信息部門則是服務(wù)內(nèi)部客戶，支持內(nèi)部營(yíng)運(yùn)管理以及知識(shí)管理。
徐永堅(jiān)指出，IT是投資，對(duì)公司競(jìng)爭(zhēng)力影響大，不論是每年大約2億元的IT軟硬件投資，或者是配備手提電腦及專屬網(wǎng)絡(luò)移動(dòng)電話，只要有網(wǎng)絡(luò)，就可以讓員工工作不再受限實(shí)體的環(huán)境，更早在十多年前，就已經(jīng)將IT科技導(dǎo)入電子查賬與電子稽核的操作項(xiàng)目中，開發(fā)電子工作底稿系統(tǒng)(Aura)，提高同仁查賬的效率和可信任度。
淘汰原本的ERP系統(tǒng)，支持移動(dòng)化是重要關(guān)鍵
由于資誠(chéng)很早就開始推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)化，徐永堅(jiān)在2000年時(shí)，就已經(jīng)擔(dān)任信息部門主管一職，負(fù)責(zé)公司的流程調(diào)整，回想當(dāng)年微軟加上英特爾連手無敵的時(shí)候，除了計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的逐漸普及外，透過電子郵件溝通的方式，更是標(biāo)準(zhǔn)的溝通無國(guó)界，而推動(dòng)信息數(shù)字化的同時(shí)，也帶動(dòng)無紙化的發(fā)展。最終，資誠(chéng)開始導(dǎo)入ERP(企業(yè)資源規(guī)劃)系統(tǒng)。
改變資誠(chéng)聯(lián)合會(huì)計(jì)師事務(wù)所作業(yè)模式最重要的關(guān)鍵就是，在2002年開始發(fā)展辦公室自動(dòng)化OA系統(tǒng)，開始朝向流程網(wǎng)絡(luò)化;到2003年引進(jìn)BI報(bào)表、ERP系統(tǒng)等，自己開發(fā)所需模塊、并且持續(xù)優(yōu)化決策支持系統(tǒng)(EIS)報(bào)表，同步透過IBM的Note系統(tǒng)做落實(shí)知識(shí)管理(KM)。
到2007年，由另外一位會(huì)計(jì)師接任信息部門主管一職，主要的工作重點(diǎn)是全球化、與國(guó)際接軌，引進(jìn)全球總部150個(gè)國(guó)家使用的ERP系統(tǒng)(iPower)，強(qiáng)調(diào)資安，隨著企業(yè)BI使用率的普及化，并推動(dòng)BI 2.0時(shí)代。
只不過，移動(dòng)和云端是所有IT應(yīng)用無法回避的趨勢(shì)，但問題在于，原先使用的iPower則難以和移動(dòng)設(shè)備或其他云端服務(wù)串接。
所以，徐永堅(jiān)在2012年7月二度回任CIO職務(wù)時(shí)，就在評(píng)估，是否要換掉無法介接移動(dòng)服務(wù)的iPower。因?yàn)閕Power主控權(quán)在全球總部手上，許多公司同事需要新增的功能，其實(shí)都無法新增。因此，為了服務(wù)內(nèi)部客戶以滿足其需求，并評(píng)估資誠(chéng)未來營(yíng)運(yùn)發(fā)展目標(biāo)，徐永堅(jiān)決定在2013年全部更換成自行開發(fā)的ERP平臺(tái)。
畫圖溝通UI與流程，加速系統(tǒng)開發(fā)效率和時(shí)間
由于新的ERP系統(tǒng)開發(fā)只許成功、不許失敗，當(dāng)資誠(chéng)信息部門經(jīng)評(píng)估后決定淘汰并自行開發(fā)新系統(tǒng)時(shí)，徐永堅(jiān)必須先尋求公司高層主管的支持。他說：“畢竟，淘汰全球都在使用的系統(tǒng)，并以自行開發(fā)的系統(tǒng)取代，不僅需要獲得公司內(nèi)部高層的支持，公司高層也必須說服總部支持IT部門的決定。”幸好，公司高層和信息部門的態(tài)度一致，也才能夠順利淘汰更換ERP系統(tǒng)。
這次由信息部門自行開發(fā)系統(tǒng)的過程，徐永堅(jiān)也發(fā)現(xiàn)，信息部門員工的作業(yè)模式有了不一樣的改變，光是從用戶接口(UI)的溝通開始，就是很大的進(jìn)步。
他進(jìn)一步解釋，以往系統(tǒng)開發(fā)時(shí)，信息部門員工一樣必須要做需求訪談，從單一部門到跨部門的需求都必須先行匯整后，再透過系統(tǒng)分析(SA)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)(SD)，把新開發(fā)系統(tǒng)所需要的信息全部匯整后，再交由開發(fā)人員寫程序。有些時(shí)候，為了確認(rèn)功能是否順利提供，還會(huì)先有測(cè)試的原型出現(xiàn)，經(jīng)過多次修改、確認(rèn)后，才會(huì)正式進(jìn)入開發(fā)流程。
但他發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在寫程序的觀念已經(jīng)不同，歷經(jīng)需求訪談和系統(tǒng)分析、設(shè)計(jì)后，信息部門有一位專門的同仁，就是負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)新程序的用戶接口，透過畫圖溝通的方式，像是確認(rèn)功能鍵的位置、樣式，甚至每一個(gè)動(dòng)作與流程的接續(xù)，怎么從這一步順利轉(zhuǎn)到下一步，不用像以往一樣，必須先產(chǎn)出原型系統(tǒng)再經(jīng)測(cè)試后，才能發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)問題所在。反倒是，當(dāng)操作接口、流程需求都經(jīng)過用戶確認(rèn)并畫押后，反而節(jié)省開發(fā)者許多系統(tǒng)開發(fā)的時(shí)間，因?yàn)?ldquo;他們只需要把所需要的功能，開發(fā)出來就好了。”徐永堅(jiān)說。
新系統(tǒng)應(yīng)該讓用戶滿意，而不是讓IT滿意
徐永堅(jiān)很清楚，大張旗鼓開發(fā)新系統(tǒng)，難度很高，但必須要著重工作質(zhì)量和流程，“對(duì)應(yīng)用要有想法，也必須符合使用者期待”，這是徐永堅(jiān)對(duì)IT部門的期許。
因此，擔(dān)任信息部門主管的他，最先要帶給部門同仁的就是“先行塑造開發(fā)團(tuán)隊(duì)的共識(shí)、目標(biāo)、愿景和最終預(yù)設(shè)的成效”，他說，信息部門總共花了4個(gè)月時(shí)間建立標(biāo)準(zhǔn)，談需求、設(shè)計(jì)UI，之后才開發(fā)程序。
再者，現(xiàn)在的系統(tǒng)要同步支持移動(dòng)設(shè)備，安全性更必須確認(rèn)。所以，信息部門一步一腳印，將所有的系統(tǒng)文件都留下規(guī)范，包括開發(fā)、測(cè)試流程、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、系統(tǒng)串接、優(yōu)先性可否等等，每一個(gè)環(huán)節(jié)都留下系統(tǒng)文件，一邊開發(fā)、一邊繼續(xù)需求訪談，先把UI畫出來后，做完SA再做SD(系統(tǒng)模塊化)再寫程序。他指出，因?yàn)橛行┕δ芤呀?jīng)有現(xiàn)成的軟件模塊可以使用，信息部門確認(rèn)需求后，就
可以透過Call API的方式，加速系統(tǒng)的開發(fā)。
因?yàn)楫媹D溝通流程、需求后，信息部門將標(biāo)準(zhǔn)訂出來，最終還是要讓使用者買單。更重要的是，新系統(tǒng)上線后，新舊系統(tǒng)更必須做到“無縫接軌”。
他說，這也意謂著，新系統(tǒng)上線后，以前舊功能都在，而且，用戶從操作接口就可以看得出來所需要的信息報(bào)表哪里找。
“新的ERP經(jīng)歷一個(gè)周末后，在周一上班時(shí)間如期上線，用戶可以直接從新系統(tǒng)中，找到原本所需的功能，也沒有抱怨。”他說。信息部門預(yù)計(jì)開發(fā)一年二個(gè)月上線，最終花了一年四個(gè)月才上線。
自建App，讓資誠(chéng)員工更像移動(dòng)工作者
ERP開發(fā)完成后，信息部門也同時(shí)完成其他4～5個(gè)移動(dòng)App，以iOS為主。新的ERP系統(tǒng)朝向云端化，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換是個(gè)問題，而客戶端也要安裝App。徐永堅(jiān)表示，這些推出的App，主要是針對(duì)內(nèi)部同仁使用，并不對(duì)外開放。
資誠(chéng)員工為了搭配這樣的電子化工作底稿系統(tǒng)，很早以前，就已經(jīng)使用筆記本電腦工作，但慢慢的，拿出手機(jī)比開計(jì)算機(jī)更方便時(shí)，資誠(chéng)的IT部門也意識(shí)到，只有筆記本電腦的移動(dòng)化形式還不夠，更要有能夠配合各種移動(dòng)設(shè)備的App。因此，新的ERP系統(tǒng)Next上線后，可以滿足員工一天工作所需的App，也同步上架。
“工時(shí)申報(bào)”對(duì)所有會(huì)計(jì)師而言，是最重要也最麻煩的瑣事，因?yàn)闀?huì)計(jì)師是昂貴的專業(yè)知識(shí)服務(wù)，以人天計(jì)算，所有的工時(shí)都必須被系統(tǒng)認(rèn)列后，才能申報(bào)。所以，以往資誠(chéng)員工如果在外面網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)，VPN無法順利連回公司系統(tǒng)時(shí)，一定得回公司申報(bào)工時(shí)，但是，當(dāng)有了工時(shí)申報(bào)的App“Times”出現(xiàn)后，工時(shí)申報(bào)只要點(diǎn)擊App后就可以填寫工時(shí)，整體流程比以往更便利，這個(gè)App也深獲資誠(chéng)員工好評(píng)。
不僅如此，會(huì)計(jì)師需要很多專業(yè)知識(shí)的累積，經(jīng)常需要各種工具書的協(xié)助，為了加速知識(shí)管理的流程，資誠(chéng)也把常用的工具書先App化，以提高咨詢服務(wù)的效率。而所有的簽核包含請(qǐng)假在內(nèi)，都有一個(gè)“To Do”App會(huì)顯示還有多少的簽核還沒有決行，以加速每個(gè)簽核流程的進(jìn)行。另外，因?yàn)橘Y誠(chéng)員工透過MVPN聯(lián)絡(luò)同仁，可以直接打分機(jī)聯(lián)系不用錢，因此通訊簿App“Contacts”便把全員工通訊簿都事先建好，臨時(shí)需要聯(lián)系時(shí)便派得上用場(chǎng)。
為了讓員工溝通更有效率，虛擬視頻會(huì)議App“vConference”能讓員工透過計(jì)算機(jī)、平板和手機(jī)，直接召開視頻會(huì)議。而徐永堅(jiān)最喜歡的App是“Aura Online”，可以幫助他在手機(jī)上快速檢視同仁的工作底稿的進(jìn)度和流程并提供建議，讓審計(jì)及查賬工作可以順利進(jìn)行。
在今年四月推出的報(bào)賬App，則是資誠(chéng)根據(jù)員工需求所推出的新功能。能讓員工先記賬后、再繳交相關(guān)的憑證，至少該報(bào)的帳不會(huì)忘了報(bào)。而類似從員工需求出發(fā)的功能，預(yù)計(jì)在下半年，透過建立一個(gè)Connect數(shù)據(jù)交換平臺(tái)，讓企業(yè)能上傳存查備查的檔案給會(huì)計(jì)師，以加速稽核查賬的流程。
從筆記本電腦的工作習(xí)慣到手機(jī)的工作流程，徐永堅(jiān)認(rèn)為，這只是證明移動(dòng)化的趨勢(shì)銳不可擋，不論是云端化或者是大數(shù)據(jù)的分析應(yīng)用，對(duì)IT部門而言，只要這樣的趨勢(shì)有助于公司營(yíng)運(yùn)發(fā)展，就是信息部門研究導(dǎo)入的方向。
轉(zhuǎn)型的最終目的 -提質(zhì)降本增效
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