俗話說，“兵馬未動(dòng)，糧草先行”，在ERP項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目組織的建立是項(xiàng)目正常運(yùn)行的保障。上述案例，我們可以看到該公司的ERP項(xiàng)目組織是按項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)計(jì)的，但在實(shí)際過程中去沒有發(fā)揮應(yīng)有的職責(zé)，從而使項(xiàng)目管理組織失去了應(yīng)有的功效。
首先，我們先來看一下一般ERP項(xiàng)目的組織和對應(yīng)的職責(zé)：
項(xiàng)目指導(dǎo)委員會(huì)
：負(fù)責(zé)組織審定項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)施方案，指導(dǎo)項(xiàng)目開展，重大問題協(xié)調(diào)與決策。 案例中，項(xiàng)目指導(dǎo)委員會(huì)沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用，看到的只是責(zé)難和推卸責(zé)任。
項(xiàng)目管理辦公室
：具體負(fù)責(zé)項(xiàng)目日常組織工作，負(fù)責(zé)制訂項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)施方案，控制項(xiàng)目進(jìn)度與質(zhì)量，協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問題。負(fù)責(zé)整體ERP項(xiàng)目管理與資源協(xié)調(diào)，以及關(guān)鍵實(shí)施問題的解決。負(fù)責(zé)向項(xiàng)目指導(dǎo)委員會(huì)提交各類匯報(bào)材料，負(fù)責(zé)項(xiàng)目各類文檔的組織與評審，驗(yàn)收準(zhǔn)備工作的組織。 案例中，我們無法看到資源調(diào)配和協(xié)調(diào)，由于實(shí)際權(quán)力的缺失，只有一味地讓步和等待。當(dāng)然，這是目前市場上最常見的現(xiàn)象。
業(yè)務(wù)組
保證業(yè)務(wù)需求明確清晰;對未來流程以及系統(tǒng)方案提供建議;負(fù)責(zé)與相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào);協(xié)助解決項(xiàng)目執(zhí)行過程中的業(yè)務(wù)問題;負(fù)責(zé)流程改建與優(yōu)化的具體落實(shí);培訓(xùn)最終用戶，幫助其掌握ERP系統(tǒng)使用;解決常見的系統(tǒng)應(yīng)用問題;向項(xiàng)目組提交不能解決的系統(tǒng)問題;負(fù)責(zé)進(jìn)行有關(guān)的應(yīng)用系統(tǒng)配置和管理;負(fù)責(zé)相關(guān)管理制度細(xì)則的起草和監(jiān)督執(zhí)行;匯集并提交銷售業(yè)務(wù)和歸口審批的報(bào)表及功能性開發(fā)的需求整理并提交模塊優(yōu)化及完善的新增功能需求;建立涉及管理與維護(hù)相關(guān)文檔和問題處理日志等。 從案例中我們可以看到，該公司的ERP項(xiàng)目是定位到“信息中心部門項(xiàng)目”的層級，業(yè)務(wù)部門對于項(xiàng)目是被動(dòng)的參與，而不是積極主動(dòng)地展開工作。
技術(shù)組
：負(fù)責(zé)相關(guān)模塊的報(bào)表開發(fā)和功能增強(qiáng)，協(xié)助各異步系統(tǒng)接口的標(biāo)準(zhǔn)化搭建，初始化數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，歷史數(shù)據(jù)的處理等工作。負(fù)責(zé)項(xiàng)目全過程跟進(jìn)，學(xué)習(xí)，并負(fù)責(zé)系統(tǒng)的后期日常維護(hù)工作。：進(jìn)行各異步系統(tǒng)接口的標(biāo)準(zhǔn)化搭建，初始化數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，歷史數(shù)據(jù)的處理等工作。：負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)、硬件、數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)的維護(hù)，確保ERP運(yùn)行環(huán)境的正常。其中，數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)等的維護(hù)由專職ERP系統(tǒng)管理人員擔(dān)任。：主要承擔(dān)項(xiàng)目協(xié)調(diào)，事務(wù)性工作安排，文檔管理以及對外、對內(nèi)的宣傳工作。
圖表二：來自AMT咨詢公司研究院
如圖所示，我們可以看到ERP項(xiàng)目組來源于企業(yè)內(nèi)、外部的各部門和單位，并根據(jù)各自承擔(dān)的職責(zé)和所在部門，進(jìn)行一定的劃分，并在項(xiàng)目中逐步成長;當(dāng)項(xiàng)目結(jié)束后，一部分關(guān)鍵用戶回到自己原有的部門，或者被提升到新的部門，而有一筆項(xiàng)目過程中的皎皎者，將做為未來信息中心組建的重要來源。
表面上看，案例中客戶的ERP項(xiàng)目組織也非常寵大，但從案例中分析得出來的結(jié)論來看，項(xiàng)目組的工作環(huán)境和人員問題越來越突現(xiàn)：
工作環(huán)境：
一般ERP實(shí)施項(xiàng)目的工作環(huán)境和氛圍，是統(tǒng)一的、真正團(tuán)隊(duì)大家庭的工作環(huán)境，大部分成員是來自不同部門的專職人員
ERP項(xiàng)目實(shí)施是一項(xiàng)管理變革，而變革最重要的一個(gè)條件是達(dá)成共識，需要有充分地交流和溝通，相對集中的辦公環(huán)境、長時(shí)間共同作戰(zhàn)的氛圍都是非常必要的，所謂“抬頭討論、低頭研究”是ERP一種常見的工作狀態(tài);
ERP系統(tǒng)是知識密集型的軟件系統(tǒng)，需要不斷地學(xué)習(xí)和鉆研，知識轉(zhuǎn)移也是個(gè)潛移默化的過程，關(guān)鍵用戶需要大量的時(shí)間去學(xué)習(xí)、使用，統(tǒng)一的辦公環(huán)境可以使得這樣的效果事半功倍;
信息化的建設(shè)從其根本上來講，是改變?nèi)藗內(nèi)粘９ぷ鞯牧?xí)性，所謂“江山易改，本性難移”，任何人面對變革都存有拒絕的心理，尤其當(dāng)改變的人來自團(tuán)隊(duì)的外部時(shí)，其抗距心理會(huì)更強(qiáng);
項(xiàng)目成員：
整個(gè)項(xiàng)目成員90%以上處于兼職狀態(tài)，尤其是業(yè)務(wù)人員的時(shí)間無法保證;
由于業(yè)務(wù)部門人員不到位，信息部人員承擔(dān)著項(xiàng)目實(shí)際上的主要工作任務(wù)，一人多崗、身兼數(shù)職，苦于繁鎖的記錄和組織協(xié)調(diào)工作;
項(xiàng)目實(shí)際參與人員以集團(tuán)總部成員為主，各地工廠和銷售分支機(jī)構(gòu)人員參與較少，甚至沒有人來參與;
關(guān)鍵用戶沒有時(shí)間研究和學(xué)習(xí)ERP系統(tǒng)的基本原理和系統(tǒng)操作，會(huì)影響到對未來上線后系統(tǒng)的正常運(yùn)行和業(yè)務(wù)的開展;
業(yè)務(wù)部門人員兼職方式，在時(shí)間上無法保證，從而影響到項(xiàng)目的進(jìn)度功能的準(zhǔn)確程度，導(dǎo)致顧問配置好的系統(tǒng)沒有得到及時(shí)和應(yīng)有的測試;
由于業(yè)務(wù)部門重視程度不夠，沒有讓相關(guān)人員參與項(xiàng)目，導(dǎo)致數(shù)據(jù)收集、整理遲遲不能完成，導(dǎo)入系統(tǒng)工作一直無法進(jìn)行;
分支機(jī)構(gòu)人員參與較少，其業(yè)務(wù)的實(shí)際情況是否調(diào)研充分，系統(tǒng)是否滿足他們的需求?未來系統(tǒng)上線時(shí)會(huì)出現(xiàn)抵觸的心理和情緒，給項(xiàng)目的進(jìn)展帶來不必要的麻煩;
開發(fā)人員到目前為止只有一人，招聘報(bào)告提交已經(jīng)有半年卻遲遲沒有招募到位;
目前，項(xiàng)目組織和人員成為阻礙項(xiàng)目進(jìn)度的最主要的關(guān)鍵因素，從整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施來看，其風(fēng)險(xiǎn)具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
過多個(gè)性化的需求，基于ERP標(biāo)準(zhǔn)的套裝軟件，很多需求都要進(jìn)行二次開發(fā)，目前只有一個(gè)內(nèi)部的開發(fā)人員參與，是不可能承擔(dān)起未來的系統(tǒng)報(bào)表開發(fā)和二次開發(fā)任務(wù);
根據(jù)人員和工作環(huán)境等情況的綜合分析，建議：
基于現(xiàn)有項(xiàng)目運(yùn)作狀態(tài)，業(yè)務(wù)部門增加人員全職進(jìn)駐項(xiàng)目組，同時(shí)對于未來主要操作系統(tǒng)的崗位人員，盡量學(xué)習(xí)和熟練系統(tǒng)的操作;抽調(diào)各地人員參與到項(xiàng)目組里，接受培訓(xùn)和測試任務(wù);加快技術(shù)開發(fā)人員的招聘速度，盡量在顧問公司離開之前能夠進(jìn)行系統(tǒng)未來二次開發(fā)及報(bào)表開發(fā)的學(xué)習(xí)和實(shí)踐;各業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)真正關(guān)注ERP系統(tǒng)未來的業(yè)務(wù)流程，清晰系統(tǒng)上線的重要性，以及未來對業(yè)務(wù)帶來的變革;重新審視與實(shí)施公司簽定的合同，合理要求實(shí)施公司增派人手和加大支持力度;最好能夠給項(xiàng)目組一個(gè)短期可以集中在一起的工作環(huán)境。有了高效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，在重新上線時(shí)加以合理的利用，徹底改變“只掛名而不干實(shí)事”，或者“人在曹營心在漢”，切實(shí)履行項(xiàng)目組織中各自的權(quán)力和義務(wù)。這些未來的系統(tǒng)重新上線奠定基礎(chǔ)。
轉(zhuǎn)型的最終目的 -提質(zhì)降本增效
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