鐘劍不知道怎么走出會(huì)議室的，下意識(shí)向十五樓去走，上了四層樓就感覺(jué)氣不順，樓道安靜而氣悶，額頭上開(kāi)始冒汗了。
“公司花費(fèi)了上千萬(wàn)、投入了幾十個(gè)人的精力，為什么ERP項(xiàng)目拖了一個(gè)月還是無(wú)法上線，這樣一種混亂的局面是什么原因造成的?”剛剛過(guò)去項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)會(huì)上，面對(duì)問(wèn)題一堆，CEO王總責(zé)問(wèn)道：“鐘經(jīng)理，你們信息部在‘腳踩西瓜皮’，作為項(xiàng)目經(jīng)理，你應(yīng)該好好思考一下，明天給我一份報(bào)告，告訴我原因和解決方案!”說(shuō)完摔門(mén)而去，把項(xiàng)目組成員扔在會(huì)議室里，大眼瞪小眼。其實(shí)，這也不能怪王總，剛剛項(xiàng)目階段匯報(bào)會(huì)議上，各部門(mén)反映的情況也真夠亂的：
銷(xiāo)售部門(mén)營(yíng)銷(xiāo)平臺(tái)的數(shù)據(jù)通過(guò)接口導(dǎo)入ERP系統(tǒng)時(shí)，跨月部分產(chǎn)生重復(fù);生產(chǎn)計(jì)劃通過(guò)MPR計(jì)算出來(lái)的結(jié)果，與目前人工計(jì)算差別過(guò)大;采購(gòu)訂單行項(xiàng)目數(shù)據(jù)無(wú)法自動(dòng)帶到入庫(kù)單上，需要手工重新的錄入;財(cái)務(wù)報(bào)表無(wú)法正確顯示，會(huì)計(jì)科目平衡表數(shù)據(jù)是正確的，但資產(chǎn)負(fù)債表一直不平;倉(cāng)儲(chǔ)存貨帳與財(cái)務(wù)帳面無(wú)法做到帳帳相符，存貨帳與實(shí)物帳也存在著一定的差距;業(yè)務(wù)部門(mén)最終用戶在培訓(xùn)操作過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)操作手冊(cè)上寫(xiě)的內(nèi)容在系統(tǒng)中根本就找不到，或有出入，且相對(duì)比較簡(jiǎn)單;雖然經(jīng)過(guò)單元測(cè)試，但測(cè)試的場(chǎng)景過(guò)于簡(jiǎn)單，沒(méi)有含蓋日常業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的全部?jī)?nèi)容;在最終用戶操作培訓(xùn)的過(guò)程中，很多業(yè)務(wù)部門(mén)自己上報(bào)的參培人員也沒(méi)有參與過(guò)一次ERP的相關(guān)培訓(xùn);業(yè)務(wù)部門(mén)投入到項(xiàng)目組的關(guān)鍵用戶，大多數(shù)是本部門(mén)的骨干，但由于他們的工作繁忙而沒(méi)有全力投入項(xiàng)目，造成關(guān)鍵時(shí)候找不到人、與其有關(guān)的關(guān)鍵問(wèn)題討論亦不在場(chǎng)的現(xiàn)象，使得會(huì)議一拖再拖，尤其是銷(xiāo)售大區(qū)和某工廠的關(guān)鍵用戶連一次最基本的ERP功能培訓(xùn)都還沒(méi)有參與;……
鐘劍一邊回憶著會(huì)議上的情況，郁悶地轉(zhuǎn)出樓道門(mén)乘電梯回到自己位于十五樓的辦公室。一年前，通過(guò)獵頭進(jìn)入這家生產(chǎn)型企業(yè)，經(jīng)過(guò)調(diào)研、分析，在了解企業(yè)信息化發(fā)展現(xiàn)狀和業(yè)務(wù)特點(diǎn)后，提交了公司IT三年建設(shè)方案。然后，按部就班地著手基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、IT部門(mén)的團(tuán)隊(duì)建設(shè)，慢慢熟悉并融入該企業(yè)。去年年底ERP系統(tǒng)建設(shè)列入公司重點(diǎn)項(xiàng)目計(jì)劃，這也正是鐘劍過(guò)來(lái)的動(dòng)因。雖然在原來(lái)的集團(tuán)公司經(jīng)歷了國(guó)外大型ERP項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程，但角色只是其中一個(gè)組的組長(zhǎng)，負(fù)責(zé)某一小塊具體的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)工作，沒(méi)有能夠參與項(xiàng)目管理的內(nèi)容，一直希望能夠作為項(xiàng)目經(jīng)理全程參與和統(tǒng)率一次ERP項(xiàng)目。
ERP項(xiàng)目正式列上議事日程后，鐘劍在業(yè)務(wù)需求調(diào)研后，嚴(yán)格按照ERP實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)方法論，進(jìn)行了系統(tǒng)選型，最后選擇了國(guó)內(nèi)某大型ERP系統(tǒng)軟件。對(duì)實(shí)施的顧問(wèn)團(tuán)隊(duì)，也是一個(gè)一個(gè)簡(jiǎn)歷看過(guò)，個(gè)別還進(jìn)行了面對(duì)面的交流，可謂精心挑選。經(jīng)過(guò)半年的努力，終于到了即將上線的最后時(shí)刻，項(xiàng)目停滯不著，出現(xiàn)了上述的混亂而復(fù)雜的局面。這些究竟是如何產(chǎn)生的?鐘劍收回思絮，打開(kāi)工作目錄下ERP項(xiàng)目文檔，一項(xiàng)項(xiàng)井井有條地展現(xiàn)在眼前：
項(xiàng)目計(jì)劃： 在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段，項(xiàng)目計(jì)劃的編制成為甲乙雙方兩位項(xiàng)目經(jīng)理的主要工作內(nèi)容，將六個(gè)月的總體上線任務(wù)和工作內(nèi)容細(xì)化到周、甚至到日，并在項(xiàng)目主計(jì)劃統(tǒng)馭的同時(shí)，進(jìn)行了數(shù)據(jù)計(jì)劃、項(xiàng)目整體培訓(xùn)計(jì)劃、項(xiàng)目宣傳、活動(dòng)計(jì)劃等內(nèi)容，以確保項(xiàng)目計(jì)劃的周密而不遺漏。
“計(jì)劃沒(méi)有變化快”，由于人員投入的缺乏，項(xiàng)目雖然按著計(jì)劃在向前走，但總是存在著這樣那樣的問(wèn)題，無(wú)法做到深入和完善。而最終導(dǎo)致系統(tǒng)上線推遲的最主要原因就是期初數(shù)據(jù)遲遲沒(méi)有收集整理到位。
項(xiàng)目組織： 項(xiàng)目組織的建設(shè)也是起初腦筋動(dòng)得比較多的地方，成立了項(xiàng)目管理委員會(huì)，將公司主要高層都納入其中，由CEO親自擔(dān)任;管理委員會(huì)下設(shè)項(xiàng)目管理辦公室和監(jiān)理組;接下來(lái)是技術(shù)組、業(yè)務(wù)組、數(shù)據(jù)組和開(kāi)發(fā)組。其中業(yè)務(wù)組按此次上線的模塊分為五個(gè)組：銷(xiāo)售、采購(gòu)/倉(cāng)儲(chǔ)/物流、財(cái)務(wù)和生產(chǎn)，業(yè)務(wù)組長(zhǎng)均由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任，再由其抽調(diào)部門(mén)骨干進(jìn)入，同時(shí)信息部也在每個(gè)業(yè)務(wù)組派出一名代表。
起初，鐘劍一再要求業(yè)務(wù)組必須有一名業(yè)務(wù)部門(mén)的骨干力量全職參與項(xiàng)目組，但最終由于業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人的反對(duì)，而導(dǎo)致目前業(yè)務(wù)組除信息部人員外全部處于兼職參與。經(jīng)常一個(gè)討論分析會(huì)都要一變?cè)僮兊刈兏鼤r(shí)間，尤其到后期的跨模塊的討論更難確定會(huì)議的時(shí)間，加之項(xiàng)目組沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的工作場(chǎng)所，顧問(wèn)、業(yè)務(wù)組、信息部人員均在各自的辦公室辦公，只有開(kāi)會(huì)時(shí)再聚到一起。由此，對(duì)項(xiàng)目所有工作的開(kāi)展都產(chǎn)生了巨大的影響。
藍(lán)圖設(shè)計(jì)和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)： 由于前期準(zhǔn)備工作比較充分，ERP項(xiàng)目啟動(dòng)前已經(jīng)做過(guò)一輪業(yè)務(wù)流程的調(diào)研分析，加之ERP項(xiàng)目剛剛進(jìn)入大家的視野，在藍(lán)圖設(shè)計(jì)中現(xiàn)狀調(diào)研階段，大家還是比較積極地參與，很快就完成了任務(wù)。但到了未來(lái)藍(lán)圖設(shè)計(jì)時(shí)，一是由于工作忙，二是“新婚期”已過(guò)，個(gè)別部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)不再參與流程的講座和分析，而由手下人參與，領(lǐng)導(dǎo)只看最終的匯報(bào)和文檔，并也在藍(lán)圖流程上簽字認(rèn)可了，這些在當(dāng)時(shí)并沒(méi)有覺(jué)得問(wèn)題有多大。但到了最終用戶培訓(xùn)和單元測(cè)試時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)原來(lái)這些藍(lán)圖流程與老總們想的有出入，與那些部門(mén)的骨干的思維也有出入，只好返工重來(lái)。還需要協(xié)調(diào)實(shí)施顧問(wèn)的資源，在原本時(shí)間和人力資源比較緊張的情況下，又浪費(fèi)了不少時(shí)間，讓人苦不堪言。這也是上線時(shí)間延遲、項(xiàng)目計(jì)劃不能順利的主要原因之一。
系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，一方面是顧問(wèn)按業(yè)務(wù)藍(lán)圖流程設(shè)計(jì)進(jìn)行配置和二次開(kāi)發(fā)，另外就是關(guān)鍵用戶熟悉系統(tǒng)、并進(jìn)行業(yè)務(wù)場(chǎng)景在系統(tǒng)中進(jìn)行測(cè)試運(yùn)行的好時(shí)機(jī)。仍舊由于人力的投入不足，導(dǎo)致很多地方就由顧問(wèn)進(jìn)行相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的測(cè)試就草草了事，有些雖然由關(guān)鍵用戶進(jìn)行的，但由于系統(tǒng)熟練程度有限，加之大部門(mén)關(guān)鍵用戶沒(méi)有引起足夠的重視，但測(cè)試當(dāng)成一項(xiàng)工作任務(wù)來(lái)完成，應(yīng)付了事，沒(méi)有完全重現(xiàn)業(yè)務(wù)運(yùn)作時(shí)的多重組合的復(fù)雜的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，相對(duì)簡(jiǎn)單地進(jìn)行了一些業(yè)務(wù)內(nèi)容的測(cè)試。這為準(zhǔn)確上線埋下了風(fēng)險(xiǎn)。
數(shù)據(jù)整理和接口、報(bào)表設(shè)計(jì)： 數(shù)據(jù)，從一開(kāi)始就提到比較高的地位，專門(mén)成立了數(shù)據(jù)小組來(lái)負(fù)責(zé)，靜態(tài)數(shù)據(jù)很快就進(jìn)行了統(tǒng)一編碼、重新規(guī)范等工作，動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的模板設(shè)計(jì)和下發(fā)也進(jìn)行得相對(duì)比較順利，但在業(yè)務(wù)部門(mén)卻沒(méi)有引起足夠的重視，或者沒(méi)有及時(shí)提交、或者提交上來(lái)的數(shù)據(jù)沒(méi)有完事地按模板進(jìn)行填報(bào)，有些業(yè)務(wù)人員就象征性地填了一兩列數(shù)據(jù)薦就上交。因此，數(shù)據(jù)的整體收集和整理工作一拖再拖。
另外，由于公司從建立到現(xiàn)在也有十五年的，歷史遺留下來(lái)沒(méi)有解決的問(wèn)題比較多，集中反映到數(shù)據(jù)上就是：帳實(shí)嚴(yán)重不符，日常在進(jìn)行審計(jì)和核對(duì)時(shí)，大家只采用帳帳核對(duì)，而只有一些常用的原輔料和流動(dòng)比較快的產(chǎn)成品在正常流轉(zhuǎn)。這也是不同業(yè)務(wù)部門(mén)在上線數(shù)據(jù)不符調(diào)整時(shí)，爭(zhēng)論的比較多的事情。
雖然公司其他的信息系統(tǒng)并不多，但由于整體行業(yè)信息化程度比較高，上下游企業(yè)之間的數(shù)據(jù)傳輸還比較頻繁，為了解決這個(gè)問(wèn)題，在選型時(shí)即確定通過(guò)接口的開(kāi)發(fā)來(lái)完成。這塊由于顧問(wèn)公司人力投入的不足，而信息部提交的開(kāi)發(fā)技術(shù)人員招聘的事情也被莫名擱置了幾個(gè)月，到目前為止還沒(méi)有任何信息。
報(bào)表開(kāi)發(fā)需求量也比較大，雖然已經(jīng)開(kāi)發(fā)好其中的一部分內(nèi)容，但由于系統(tǒng)沒(méi)有真實(shí)數(shù)據(jù)，很難對(duì)其正確與否進(jìn)行評(píng)估和檢查測(cè)試。
最終用戶培訓(xùn)： 《最終用戶操作手冊(cè)》每個(gè)模塊在顧問(wèn)的督促下，在關(guān)鍵用戶開(kāi)始學(xué)習(xí)的時(shí)候就著手編制，只有少數(shù)沒(méi)有關(guān)鍵用戶投入的部門(mén)涉及到的操作流程未能完成。由于關(guān)鍵用戶對(duì)于業(yè)務(wù)的熟悉程度不同、對(duì)ERP系統(tǒng)的熟練程度不一，操作手冊(cè)的優(yōu)劣差異很大，相對(duì)來(lái)說(shuō)業(yè)務(wù)場(chǎng)景設(shè)計(jì)得比較全面，且能夠詳細(xì)截圖、解說(shuō)的《最終用戶操作手冊(cè)》不多，這也為最終用戶的培訓(xùn)帶來(lái)了阻礙。
在最初的培訓(xùn)計(jì)劃中，是安排專門(mén)的多場(chǎng)集中式培訓(xùn)，但由于業(yè)務(wù)部門(mén)工作繁忙，關(guān)鍵用戶和最終用戶時(shí)間無(wú)法統(tǒng)一調(diào)配，使得培訓(xùn)的方式變得五花八門(mén)：有集中進(jìn)行培訓(xùn)的、有單一進(jìn)行培訓(xùn)的，還有到最終用戶工作現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行培訓(xùn)的。
一陣胃痛從追思中驚醒，還得先填飽肚子要緊，正好整理一下思路，看了眼時(shí)間，呀!都已經(jīng)晚上十點(diǎn)多鐘了，沒(méi)想到已經(jīng)在辦公室坐了四個(gè)多小時(shí)了。叫了外賣(mài)匆匆吃完飯，鐘劍又限入了沉思中：王總讓我整理一份情況報(bào)告，雖然在項(xiàng)目推進(jìn)的過(guò)程中，上述問(wèn)題都已經(jīng)通過(guò)項(xiàng)目進(jìn)展通報(bào)提交給公司高層和業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，也在會(huì)議上做過(guò)匯報(bào)和總結(jié)，應(yīng)對(duì)措施也有過(guò)?？赡苁菦](méi)有觸及到他們的痛處，沒(méi)有引起足夠的重視?？磥?lái)這一次不能再不痛不癢了，已經(jīng)受到王總的責(zé)難，那我就合盤(pán)托出，痛在一時(shí)比一直痛下去發(fā)好。
綜合前面的回顧和分析，項(xiàng)目主要存在的問(wèn)題是：
1、人員及精力投入：業(yè)務(wù)部門(mén)沒(méi)有足夠的重視，雖然項(xiàng)目組里掛名的都是各個(gè)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)，但真正投入的時(shí)間和精力的非常有限，個(gè)別部門(mén)雖然在項(xiàng)目的后期有專職常駐人員，但對(duì)業(yè)務(wù)本身的熟悉程度有限。制絲車(chē)間到現(xiàn)在連一個(gè)人都沒(méi)有參與過(guò)，銷(xiāo)售部西北大區(qū)連一個(gè)兼職人員都沒(méi)有來(lái)聽(tīng)過(guò)課，而工廠的財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)居然從末露過(guò)面;
那么，這一塊問(wèn)題的解決，需要公司各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)引起足夠的重視，并由項(xiàng)目管理委員會(huì)負(fù)責(zé)人CEO王總親自發(fā)布命令，按最初項(xiàng)目組織的要求，抽調(diào)各部門(mén)得力骨干，全職參與到項(xiàng)目中來(lái)。
同時(shí)，需要有一個(gè)統(tǒng)一的辦公環(huán)境，讓項(xiàng)目辦公室、實(shí)施顧問(wèn)、關(guān)鍵用戶坐到同一個(gè)辦公室中去，以便問(wèn)題的充分交流，也使得顧問(wèn)的知識(shí)快遞給關(guān)鍵用戶。
2、數(shù)據(jù)整理：雖然經(jīng)過(guò)項(xiàng)目組的努力，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)已經(jīng)有了一定的規(guī)范，但那些日常運(yùn)營(yíng)的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)卻遲遲不能收集到位，雖然數(shù)據(jù)也都采集上來(lái)了，但數(shù)據(jù)本身是不完整的，而主要的物料數(shù)據(jù)普遍存在著財(cái)務(wù)帳和業(yè)務(wù)帳無(wú)法做到“帳帳相符”，更不要說(shuō)業(yè)務(wù)帳和實(shí)物之間的“帳實(shí)”相符了;
針對(duì)上述問(wèn)題，需要?jiǎng)訂T所有業(yè)務(wù)部門(mén)，重新組建一次數(shù)據(jù)收集、整理的隊(duì)伍，針對(duì)歷史遺留問(wèn)題進(jìn)行認(rèn)真分析，能夠核對(duì)清楚的進(jìn)行調(diào)帳處理，不清楚的部分先打包進(jìn)入系統(tǒng)，待后續(xù)有精力時(shí)再進(jìn)行解決。
3、業(yè)務(wù)測(cè)試場(chǎng)景設(shè)計(jì)：在業(yè)務(wù)測(cè)試和最終用戶手冊(cè)編寫(xiě)環(huán)節(jié)，由于顧問(wèn)對(duì)公司的行業(yè)熟悉程度有限，協(xié)助關(guān)鍵用戶進(jìn)行的單元測(cè)試和集成測(cè)試場(chǎng)景設(shè)計(jì)相對(duì)簡(jiǎn)單和標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有考慮到業(yè)務(wù)的復(fù)雜變化，而關(guān)鍵用戶的精力投入有限，大部門(mén)人都把測(cè)試當(dāng)成一個(gè)任務(wù)而已，沒(méi)有引起足夠的重視，只是簡(jiǎn)單地設(shè)計(jì)并做了系統(tǒng)測(cè)試。而當(dāng)最終用戶參與學(xué)習(xí)使，有大量沒(méi)有經(jīng)過(guò)測(cè)試的業(yè)務(wù)情景出現(xiàn)，結(jié)果導(dǎo)致或者沒(méi)有辦法操作、或者問(wèn)題一堆，再加上系統(tǒng)數(shù)據(jù)的缺失，使得業(yè)務(wù)部門(mén)最終用戶對(duì)系統(tǒng)產(chǎn)生不信任感;
組織業(yè)務(wù)骨干，收集和整理日常業(yè)務(wù)不同的場(chǎng)景變化，統(tǒng)一編輯后，進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試，并添加到《最終用戶操作手冊(cè)》中去，為今后最終用戶的學(xué)習(xí)提取更翔實(shí)的指導(dǎo)。
4、需求變更：項(xiàng)目開(kāi)展的前期，業(yè)務(wù)部門(mén)沒(méi)有引起足夠的重視，在業(yè)務(wù)調(diào)研和流程梳理過(guò)程中，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和關(guān)鍵業(yè)務(wù)骨干投入的精力有限，整理出來(lái)的業(yè)務(wù)流程細(xì)度和準(zhǔn)確度不夠，而在最終用戶操作培訓(xùn)時(shí)，又提出了新的業(yè)務(wù)需求，而這些需求很多會(huì)引起較大的業(yè)務(wù)流程變更內(nèi)容。
對(duì)于新提出來(lái)的需求，以不阻礙業(yè)務(wù)正常運(yùn)轉(zhuǎn)為前題進(jìn)行篩選，關(guān)閉那些與界面、操作習(xí)慣等有關(guān)的需求，待ERP上線后再慢慢進(jìn)行優(yōu)化。
想到這里，鐘劍不由得露出了一絲苦笑，其實(shí)在項(xiàng)目剛開(kāi)始組建，以及后來(lái)的項(xiàng)目過(guò)程中，這些問(wèn)題不止一次地提過(guò)，當(dāng)時(shí)王總和各業(yè)務(wù)老總應(yīng)允得很好，但最終結(jié)果卻無(wú)法讓人滿意。本想把這個(gè)項(xiàng)目建設(shè)成“公司級(jí)”的信息化建設(shè)項(xiàng)目，讓自己的“信息化職業(yè)生涯”別上一枚金制獎(jiǎng)?wù)隆Ｗ罱K，在實(shí)際項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中連“業(yè)務(wù)部門(mén)級(jí)”項(xiàng)目都沒(méi)有達(dá)成，而淪落為“信息部門(mén)”的建設(shè)項(xiàng)目。這些是他這個(gè)信息部經(jīng)理是無(wú)法改變的。似乎語(yǔ)氣表達(dá)的太過(guò)平緩，是不是應(yīng)該再言辭激烈些?
對(duì)!這次的分析報(bào)告如果再不點(diǎn)醒高管們，這個(gè)ERP項(xiàng)目的走勢(shì)很明顯，而自己在這家公司的“職業(yè)生涯”估計(jì)就走到頭了，職業(yè)生涯中的“污點(diǎn)”也就此打上烙印。希望能夠就此機(jī)會(huì)反戈一擊，一舉扭轉(zhuǎn)幾個(gè)月來(lái)的被動(dòng)局面，給ERP項(xiàng)目成員注入強(qiáng)心劑，不失一個(gè)先苦后甜的好案例。
下定決心后，鐘劍坐下，信心滿滿地準(zhǔn)備繼續(xù)“筆伐諸侯”……
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