人民教育出版社（以下簡(jiǎn)稱(chēng)人教社），一個(gè)盛產(chǎn)教材的地方。很多人提到人教社的第一反應(yīng)就是人教版教材和那些與知識(shí)有關(guān)的日子。
從1952年12月1日走到今天，人教社早已從北京的沙灘后街55號(hào)的舊址遷至中關(guān)村南大街17號(hào)的新家。雖然特產(chǎn)還是原汁原味，但一統(tǒng)天下的局面早已不復(fù)存在。站在改制的十字路口，人教社有了更多的問(wèn)題要去思考和面對(duì)。
2010年1月28日上午8：30，人教社信息技術(shù)中心主任焦民正在辦公室撰寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)。此刻，他的電腦中的BI商業(yè)智能系統(tǒng)正在平穩(wěn)的運(yùn)行。
如何精確的計(jì)算出每一本書(shū)的印刷成本？該成本與社會(huì)平均成本相比較是高是低？每一個(gè)因素對(duì)該成本產(chǎn)生了怎樣的影響？如果將1998年和2008年的印刷成本進(jìn)行分析比較，又能得出哪些結(jié)論？從各個(gè)方面分析每一個(gè)成本因素，為如何接近社會(huì)平均成本提供決策依據(jù)。這就是BI在人教社成本分析方面的作用。
成本分析只是BI的作用之一，BI商業(yè)智能系統(tǒng)綜合全面的展示了各種數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了依據(jù)。焦民說(shuō)道。
試水BI
早在1997年，人教社就實(shí)施了ERP系統(tǒng)，成為出版業(yè)中的翹楚。ERP系統(tǒng)中積累了涉及到編務(wù)、出版、發(fā)行、庫(kù)存、材料、成本、賬務(wù)等生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的所有環(huán)節(jié)的各類(lèi)數(shù)據(jù)。焦民坦言，ERP系統(tǒng)主要是為生產(chǎn)線服務(wù)的，雖然有一些查詢(xún)功能，但是數(shù)據(jù)比較單一，查詢(xún)方式也較少。無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)還是業(yè)務(wù)人員，都對(duì)數(shù)據(jù)分析有了更高的要求。
據(jù)焦民回憶，在實(shí)施BI之前，信息技術(shù)中心曾經(jīng)人工做過(guò)一些程序，將若干個(gè)業(yè)務(wù)表整合成一個(gè)統(tǒng)一的查詢(xún)表，方便領(lǐng)導(dǎo)查詢(xún)。這算是人教社早期在BI方面的嘗試，但后來(lái)隨著ERP系統(tǒng)的升級(jí)，早期的這些系統(tǒng)就不盡完善了。
大量數(shù)據(jù)產(chǎn)生之后，自然就有了BI的建設(shè)需求。焦民說(shuō)道，當(dāng)時(shí)有兩方面的需求促成了BI的上馬，一個(gè)是對(duì)于各方面數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，輔助決策；另一方面是進(jìn)行績(jī)效考核需要數(shù)據(jù)的支持。2007年，人教社ERP系統(tǒng)運(yùn)用早已深入人心，各個(gè)業(yè)務(wù)范疇的不同業(yè)務(wù)人員、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都十分清楚數(shù)據(jù)來(lái)源以及數(shù)據(jù)屬性。并且，ERP系統(tǒng)已經(jīng)積累了10余年的數(shù)據(jù)資源，提供了很好的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)作為分析決策的數(shù)據(jù)依據(jù)。
人教社信息技術(shù)中心于2007年推出了體驗(yàn)版BI系統(tǒng)，其所有查詢(xún)幾乎都是圍繞財(cái)務(wù)等經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)展開(kāi)的，比如生產(chǎn)銷(xiāo)售的相關(guān)對(duì)比分析等，這主要是領(lǐng)導(dǎo)首先關(guān)心的是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。到2007年底，信息技術(shù)中心已經(jīng)推出了10多個(gè)表格查詢(xún)系統(tǒng)。‘體驗(yàn)版’主要是為了讓領(lǐng)導(dǎo)切身體會(huì)BI到底是什么，能夠做什么。焦民說(shuō)到。
增量式推進(jìn)
體驗(yàn)版BI讓財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)在了解BI的同時(shí)提出了進(jìn)一步的需求，也讓其他業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)從中發(fā)現(xiàn)了BI所帶來(lái)的嶄新的數(shù)據(jù)分析方式以及顯著的分析效果，為BI的進(jìn)一步推進(jìn)打好了基礎(chǔ)。
2007年小試牛刀之后，信息技術(shù)中心于2008年全面推出了BI二期，編務(wù)、出版、生產(chǎn)、發(fā)行、銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)核算、部門(mén)考核等系統(tǒng)得以全面實(shí)施。
采用這種逐步推進(jìn)的滾動(dòng)增加的方法，逐步增加新的BI查詢(xún)方式，細(xì)化BI功能，能夠應(yīng)需而動(dòng)。隨著領(lǐng)導(dǎo)需求的變化，信息技術(shù)中心每年都會(huì)推出幾種新的查詢(xún)方式，增加若干綜合性分析表。2009年，在原有基礎(chǔ)上，推出了租型查詢(xún)、面向總編室的查詢(xún)等，進(jìn)一步完善了BI系統(tǒng)。
如今，人教社實(shí)施BI已經(jīng)快3年了，信息技術(shù)中心將會(huì)出按年度對(duì)比的查詢(xún)方式。而焦民坦言，由于改制在即，今年信息技術(shù)中心工作的重點(diǎn)是對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)的深入挖掘。
現(xiàn)在的挑戰(zhàn)是，在現(xiàn)有的條件下，怎樣才能做出更好的東西？焦民笑道。人教社現(xiàn)在的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)已經(jīng)非常豐富，但是對(duì)同一本書(shū)的不同信息卻分別在不同的系統(tǒng)中，如果想要查詢(xún)這本書(shū)的信息，就必須用不同的用戶名登錄不同的地方去查詢(xún)。這么麻煩的事情必須解決!為此，焦民嘗試做單書(shū)卡片，將每一本書(shū)的相關(guān)信息做一個(gè)大綜合，只要有權(quán)限，就能夠查詢(xún)這本書(shū)所有的信息。
在實(shí)際工作中會(huì)出現(xiàn)這樣的情況，某本書(shū)本應(yīng)該印刷1000本，但是由于人工錯(cuò)誤地錄入為10000本，導(dǎo)致庫(kù)存增加的損失。如果系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行閥值設(shè)置，一旦出現(xiàn)異常就馬上報(bào)警，就能有效避免上述情況的發(fā)生。
焦民感慨道：BI對(duì)系統(tǒng)異常的監(jiān)控，能夠改進(jìn)并完善原來(lái)的系統(tǒng)，我認(rèn)為BI應(yīng)該被應(yīng)用到這個(gè)領(lǐng)域。不僅僅是印數(shù)，銷(xiāo)售數(shù)值、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、稿費(fèi)等方面均可以進(jìn)行BI監(jiān)控異常的應(yīng)用。這不僅是焦民自找的挑戰(zhàn)，也是人教社2010年BI建設(shè)的重點(diǎn)
融合之道
人教社的信息技術(shù)中心有15個(gè)人，對(duì)他們的考核方式與其他職能部門(mén)相一致，采取打分制。業(yè)務(wù)人員使用信息技術(shù)的著眼點(diǎn)在于提高效率，而焦民總是認(rèn)為信息技術(shù)中心的工作比較容易得罪人。
2008年信息技術(shù)中心考核得到了80多分的高分，2009年的分?jǐn)?shù)暫時(shí)還未公布，但焦民很自信分?jǐn)?shù)不會(huì)太差。我們已服務(wù)到了‘人家不知道我們?cè)诓辉?rsquo; 的程度。焦民笑道，一要服務(wù)到位，二要融合—信息技術(shù)與業(yè)務(wù)的融合。
對(duì)BI而言，融合之道同樣適用。無(wú)論是需求分析和提煉，還是系統(tǒng)實(shí)施和推廣，都是在信息技術(shù)中心與業(yè)務(wù)部門(mén)的互動(dòng)中展開(kāi)的。
信息技術(shù)中心的IT工作人員常年維護(hù)生產(chǎn)ERP系統(tǒng)，對(duì)ERP系統(tǒng)以及企業(yè)具體生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)模式十分了解，能夠清晰準(zhǔn)確的把領(lǐng)導(dǎo)和具體業(yè)務(wù)人員最關(guān)心的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出來(lái)。體驗(yàn)版BI就是從領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)心的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)入手的。之后，信息技術(shù)中心不斷根據(jù)業(yè)務(wù)需求和領(lǐng)導(dǎo)需求定制新的報(bào)表，細(xì)化BI功能。同時(shí)，還對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行增量式的隨時(shí)培訓(xùn)服務(wù)。
雖然我們跟業(yè)務(wù)部門(mén)關(guān)系很好，但是，必須有高層領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，BI推行起來(lái)阻力才會(huì)更少。焦民同時(shí)也強(qiáng)調(diào)：BI建設(shè)必須是‘一把手’工程。同很多CIO一樣，焦民認(rèn)為BI的作用在于加強(qiáng)管理和提高效率，最重要的功能是看到全部，是對(duì)企業(yè)的決策層領(lǐng)導(dǎo)提供的一個(gè)有力的武器。
BI必須是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心，業(yè)務(wù)部門(mén)配合，信息技術(shù)中心只是提供一個(gè)環(huán)境，來(lái)幫助和協(xié)助他們。焦民說(shuō)。加強(qiáng)管理更多的需要領(lǐng)導(dǎo)層的關(guān)注。如果領(lǐng)導(dǎo)都不重視，那BI就無(wú)從談起了。
轉(zhuǎn)型的最終目的 -提質(zhì)降本增效
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