協(xié)同管理的價(jià)值體現(xiàn)為它具有技術(shù)、思想和文化這三方面的強(qiáng)大力量。技術(shù)的力量是協(xié)同管理的外在機(jī)制;思想的力量是協(xié)同管理的內(nèi)在稟賦;文化的力量是協(xié)同管理的長(zhǎng)效機(jī)制。
一、協(xié)同管理的技術(shù)力量
協(xié)同管理是一種高度技術(shù)化的管理。技術(shù)是人的器官投影和機(jī)體延伸，是對(duì)人力的補(bǔ)充和提高。技術(shù)只有具有力量，才能成為人們改造自然的工具和依托。
協(xié)同管理的技術(shù)力表現(xiàn)在它可以在某些方面自主推動(dòng)協(xié)同行動(dòng)的運(yùn)轉(zhuǎn)，無(wú)需人力的參與，同時(shí)為人的介入提供更大的便利條件。具體而言，協(xié)同管理的技術(shù)力表現(xiàn)為以下3個(gè)方面：
1. 整合
整合是一種面向既有的力量，是一種hold 住的力量。
協(xié)同軟件可以自動(dòng)整合與協(xié)同行為相關(guān)的各種數(shù)據(jù)，這就是它的對(duì)稱性特征。整合是在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)體系中實(shí)現(xiàn)的，數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系、關(guān)聯(lián)、調(diào)用、展現(xiàn)等都基于系統(tǒng)架構(gòu)和邏輯設(shè)計(jì)，一旦數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)被確定，則對(duì)數(shù)據(jù)的整合將會(huì)按照技術(shù)的力量進(jìn)行。在技術(shù)細(xì)節(jié)上，它表現(xiàn)為實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)、自動(dòng)讀寫(xiě)、超鏈接等步驟。數(shù)據(jù)的整合在某些方面可以滿足組織對(duì)于精確管理、信息對(duì)稱等的要求，但是實(shí)現(xiàn)充分的數(shù)據(jù)整合是需要在技術(shù)和實(shí)施方面做出巨大投入的。另一方面，數(shù)據(jù)整合程度越高，協(xié)同軟件的動(dòng)力越強(qiáng)。
協(xié)同軟件可以整合與協(xié)同行為相關(guān)的功能。當(dāng)郵件、短信、IM、辦公軟件、圖文音像、網(wǎng)頁(yè)等都被統(tǒng)一的系統(tǒng)所集成時(shí)，工作中所需的具體功能就被整合起來(lái)，它們之間有了某些自動(dòng)流轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)化和調(diào)用的關(guān)系，從而使得從一個(gè)功能向另一個(gè)功能轉(zhuǎn)移變順暢起來(lái)，這大大提高了工作職能的效率。如果協(xié)同軟件還能整合其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的某些功能，則它就會(huì)更有力地推動(dòng)組織業(yè)務(wù)的融合，促使業(yè)務(wù)與協(xié)同之間的無(wú)縫集成、有序轉(zhuǎn)化。
協(xié)同軟件可以整合協(xié)同行為的時(shí)間和空間。它具有強(qiáng)大的約束力量，使得參與其中的人步調(diào)一致，配合緊密，協(xié)作默契。在傳統(tǒng)的工作模式下，協(xié)同行為受到場(chǎng)所和時(shí)間的限制，可以實(shí)現(xiàn)的時(shí)間和空間整合程度較低。而協(xié)同軟件則具有多種多樣的整合時(shí)空的工具和方法，這是其整合能力的又一體現(xiàn)。
2. 發(fā)現(xiàn)
發(fā)現(xiàn)是一種面向未來(lái)的力量，是一種領(lǐng)導(dǎo)力量。
信息技術(shù)提高了人們發(fā)現(xiàn)新的信息和知識(shí)的能力。海量數(shù)據(jù)、信息門(mén)戶、搜索引擎、多媒體展現(xiàn)、云計(jì)算等技術(shù)大大超越了人力所能企及的程度，讓信息發(fā)現(xiàn)和知識(shí)整合成為輕而易舉的事情。
協(xié)同軟件將組織管理中的制度性信息予以歸納、固化和表現(xiàn)出來(lái)，使得組織成員可以輕松發(fā)現(xiàn)工作的線索、流程和目標(biāo)，在資源調(diào)用和分配方面有據(jù)可循。因此，協(xié)同軟件是組織工作中的路線圖或地圖，使人在工作中具有鳥(niǎo)瞰式的發(fā)現(xiàn)力。
協(xié)同軟件可以發(fā)現(xiàn)工作的規(guī)律和模式。通過(guò)對(duì)協(xié)同工作的行為數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘和分析，可以自動(dòng)歸納出某些具有規(guī)律性的指標(biāo)、數(shù)據(jù)和模型，從中可以發(fā)現(xiàn)那些原本是意會(huì)、習(xí)以為常的工作方法，將它們變成明言知識(shí)，提高管理活動(dòng)的規(guī)范化程度。
協(xié)同軟件可以發(fā)現(xiàn)策略的優(yōu)劣程度，并輔助決策分析。通過(guò)對(duì)策略所依據(jù)的信息的比較判斷，協(xié)同軟件可以指出不同策略之間的差異性、細(xì)節(jié)的好壞程度，如果有必要，協(xié)同軟件還將進(jìn)行策略組合的探索和嘗試，直到找到最佳策略。這種功能具有較高的知識(shí)發(fā)現(xiàn)水平。
在云協(xié)同的模式下，協(xié)同軟件將會(huì)發(fā)現(xiàn)標(biāo)桿數(shù)據(jù)，為協(xié)同行為提供一個(gè)參照系，讓使用者可以發(fā)現(xiàn)自己所處的位置、改進(jìn)的方向及可改進(jìn)的程度等等。簡(jiǎn)而言之，就是讓協(xié)同者發(fā)現(xiàn)自我。
協(xié)同軟件還能實(shí)現(xiàn)帶有人工智能性質(zhì)的發(fā)現(xiàn)。它可以為不同人的不同協(xié)同需求而發(fā)現(xiàn)個(gè)性化的功能、信息推送和界面呈現(xiàn)等，這樣人們就可以用自己獨(dú)特的視角來(lái)操作協(xié)同軟件，而軟件與人可做到心心相印，知其所想，為其所欲。人與工具的高度默契會(huì)帶來(lái)巨大的行動(dòng)力。
3. 表現(xiàn)
表現(xiàn)是一種面向心靈的力量，是技術(shù)與人有機(jī)結(jié)合的途徑。
協(xié)同軟件以多種方式來(lái)表現(xiàn)信息，以清晰的布局來(lái)將信息組織為頁(yè)面，以便捷的操作來(lái)使軟件運(yùn)行所見(jiàn)即所得。協(xié)同軟件可以集成多種信息處理工具，包括offcie、圖片、音頻、視頻、動(dòng)畫(huà)、郵件、IM 等，它們一方面處理信息，一方面也是信息的顯示工具。
協(xié)同軟件將原本是人與人之間復(fù)雜的交往行為變得可視化，無(wú)論是將其歸納為模板、模型或信息空間，還是以流程圖、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)圖乃至3D 網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)圖來(lái)表現(xiàn)流程及關(guān)系，都是讓人能在一種有限界面中了解和把握那些復(fù)雜的信息及其內(nèi)部關(guān)聯(lián)性。隨著UI 技術(shù)的提高，可視化的體驗(yàn)感越來(lái)越好，一些真實(shí)生活中難以出現(xiàn)的場(chǎng)景，在技術(shù)工具中得以表現(xiàn)出來(lái)，比如多點(diǎn)觸摸及圖像縮放、界面3D 切換及放映等。圖形界面技術(shù)的長(zhǎng)足進(jìn)步使得協(xié)同軟件有足夠多和酷的方式來(lái)表現(xiàn)人際交往行為的魅力。
協(xié)同軟件將工作從平面形態(tài)帶入立體形態(tài)，在時(shí)間上可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)協(xié)同，在空間上可以實(shí)現(xiàn)隨處協(xié)同，工作成為一種無(wú)時(shí)不在、無(wú)所不在的事情，它可以表現(xiàn)在手機(jī)屏幕上，也可以表現(xiàn)在視頻界面上，還可以表現(xiàn)在旅游度假上、交通工具上。工作的表現(xiàn)力如此強(qiáng)悍，足以使人獲得充足的將工作做好的支撐力。
協(xié)同軟件充分的表現(xiàn)力讓人具有操作意愿和愉悅感，促使人用它進(jìn)行更多更好的協(xié)同。這是協(xié)同軟件給力的一個(gè)表現(xiàn)吧。
二、協(xié)同管理的思想力量
協(xié)同管理是一種有思想的管理。它在管理中倡導(dǎo)一些與眾不同但至關(guān)重要的管理理念。
1. 控制
協(xié)同管理倡導(dǎo)讓管理活動(dòng)在一種受控的環(huán)境中運(yùn)行。
工作流是典型的控制性管理行為。它嚴(yán)格規(guī)定了工作的時(shí)間順序、權(quán)力制約關(guān)系、流程發(fā)展的常規(guī)模式和例外行為、工作的起始點(diǎn)及標(biāo)志性事件等等。在二元工作流模式中，工作流不僅有規(guī)程化的一面，也有自由協(xié)同的一面，控制呈現(xiàn)出動(dòng)態(tài)反饋的模式。這些都使得工作在一個(gè)自動(dòng)運(yùn)行、自我發(fā)展且具有某種自主意識(shí)的流程中運(yùn)行，此時(shí)管理的各種要素——計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制——都融合在其中，并且被適當(dāng)組合，具有自主力量。
工作網(wǎng)是未來(lái)的管理模式。在工作網(wǎng)之中，所有管理行為都被歸結(jié)為節(jié)點(diǎn)及節(jié)點(diǎn)之間的聯(lián)系。借助于協(xié)同軟件，管理活動(dòng)被編制為一個(gè)涵蓋所有人及所有人際關(guān)系的復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)，它具有強(qiáng)大的預(yù)應(yīng)力，任何一個(gè)管理行為都可以引發(fā)相關(guān)節(jié)點(diǎn)的個(gè)性化響應(yīng)，將管理的意愿?jìng)鬟f到需要到達(dá)的每個(gè)人，將管理的效果體現(xiàn)到需要產(chǎn)生的每個(gè)動(dòng)作。管理力此時(shí)不僅具有自主性，而且也具有自發(fā)性，即它無(wú)需由管理者特意劃定行動(dòng)范圍。這超越了以反饋為基本模式的控制，而將控制轉(zhuǎn)變?yōu)橐源髣?shì)、布局、謀略等的必然結(jié)果。
2. 彈性
管理有兩種思路，一種是精確管理，一種是彈性管理。精確管理是沒(méi)有彈性的管理，它試圖將一切管理活動(dòng)都變明言化、固化和可直接引用。但是這畢竟是理想情況。管理活動(dòng)在大多數(shù)情況下是需要彈性的。
協(xié)同軟件首先為管理活動(dòng)提供二元工作流和自由協(xié)同這樣的彈性行為工具，使得管理變更、回退、重組和撤銷等行為得以有序?qū)崿F(xiàn)，而不必引發(fā)現(xiàn)實(shí)中的行為混亂。同時(shí)這也提高了協(xié)同行為的冗余度，可以使原本很小的一個(gè)管理行動(dòng)，逐漸擴(kuò)展為一個(gè)體系化、規(guī)?；膮f(xié)同事件，讓管理活動(dòng)在受控狀態(tài)下發(fā)展衍生。自由協(xié)同更是突破了管理的模式化體系，讓管理可以從某種思維和意識(shí)出發(fā)，轉(zhuǎn)化為成熟的策略和步驟。
協(xié)同軟件還可以為管理提供策略優(yōu)化支持。由于管理決策通常不可能基于完全對(duì)稱的信息做出，而只能在有限的信息中尋找最優(yōu)的方案，因此協(xié)同軟件所能提供的策略優(yōu)化功能將會(huì)大大提高管理的彈性系數(shù)，使得決策的可靠性更高。如果協(xié)同軟件能提供一個(gè)具有足夠密度的彈性工作網(wǎng)，那么任何一個(gè)決策可能都會(huì)有多種可能的路徑供選擇，這樣管理將不再是走獨(dú)木橋式的冒險(xiǎn)，而是優(yōu)中選優(yōu)、有首選方案也有備份措施的可控行為。
協(xié)同軟件對(duì)于時(shí)空模型的整合，讓人不再局限于工作時(shí)間和工作場(chǎng)合，在任何需要的情況下，都可以進(jìn)入工作狀態(tài)。這樣管理的自由度就會(huì)更大，人們可以在一個(gè)相對(duì)寬松和從容的環(huán)境中進(jìn)行協(xié)同工作。這種彈性狀態(tài)是適合社會(huì)發(fā)展和人們需求的。
3. 心術(shù)
管理需要管理者有健全心智能力。其中，心術(shù)是一重要的管理力。在文化傳統(tǒng)中，東方講究用心，西方講究用腦。中國(guó)人的管理智慧集中于心術(shù)之中。所謂心術(shù)，管子稱：實(shí)也、誠(chéng)也、厚也、施也、度也、恕也，謂之心術(shù)?？梢?jiàn)它并非我們現(xiàn)在所理解的厚黑、算計(jì)、居心叵測(cè)等意思。中國(guó)人的術(shù)說(shuō)的是啟發(fā)、感受、體悟、內(nèi)省等方式，而不是西方的技術(shù)那種邏輯、理論、思辨的方式。
管理需要用心來(lái)感受他人的心，所謂設(shè)身處地、心心相印。管理可以依靠三種力量來(lái)驅(qū)動(dòng)：利益的誘導(dǎo)、精神的感化以及內(nèi)心的醒悟。在這之中，使人出于內(nèi)心來(lái)參與到管理之中，是上上之策，需要管理者依靠思想而不僅是制度和工具來(lái)進(jìn)行管理。
協(xié)同軟件可以為管理活動(dòng)提供讀心術(shù)。通過(guò)對(duì)協(xié)同行為數(shù)據(jù)的收集和分析，我們可以發(fā)現(xiàn)每個(gè)人對(duì)于管理的態(tài)度和反應(yīng);通過(guò)對(duì)比標(biāo)桿數(shù)據(jù)，可以找到每個(gè)人可持續(xù)發(fā)展的改進(jìn)方向;通過(guò)每個(gè)人聯(lián)系數(shù)量的多少和強(qiáng)弱，可以確定他在群體中的影響力和號(hào)召力，等等。管理者必須先謀人，而后再謀事，因人而成事。這種管理上的心術(shù)是符合中國(guó)的管理思想的，也未必不符合西方管理理論的前沿。人際關(guān)系學(xué)派、有效理性理論、博弈論等等都有心術(shù)思想的幾分味道，但是卻并未窺得其中奧妙。以博弈論為例，它將博弈雙方都視為具有高度邏輯思維能力和高度理性的個(gè)體，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行策略應(yīng)對(duì)的選擇。而實(shí)際上，絕大多數(shù)的人不可能具有那樣高的思維能力，很多決策也并非理性思考的結(jié)果。所以博弈論更多地像一種行為邏輯分析，而非心術(shù)。
三、協(xié)同管理的文化力量
協(xié)同管理是一種文化利器。管理原本是人與人的面對(duì)面行為，其中的行為模式、慣例、禁忌、傾向等等的內(nèi)容構(gòu)成了工作文化、管理的文化。它們?cè)谠鷳B(tài)的時(shí)候，會(huì)通過(guò)口耳相傳以及耳濡目染而存在于各種組織形態(tài)之中。但協(xié)同軟件將這種文化變成了一種信息系統(tǒng)，文化就變得有些不同了，它體現(xiàn)了中國(guó)傳統(tǒng)文化的力量。
協(xié)同管理創(chuàng)造了一種信息時(shí)代的工作文化，它依托于信息系統(tǒng)，以技術(shù)力量來(lái)彰顯管理理念。具體而言，這種文化表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)。
1. 認(rèn)同
協(xié)同軟件將管理行為通過(guò)技術(shù)手段讓相關(guān)的人在一種公平的層面上參與進(jìn)來(lái)，每個(gè)人都可以根據(jù)自己立場(chǎng)充分表達(dá)自己的意見(jiàn)，共同對(duì)行為的結(jié)果負(fù)責(zé)。這種情況實(shí)際是讓人以協(xié)同軟件為中介形成了最大限度認(rèn)同。試想，協(xié)同軟件中，可以方便地將一個(gè)人拽進(jìn)事件之中，讓他協(xié)辦、督辦、會(huì)簽、知會(huì)等。在現(xiàn)實(shí)中，這樣做可能會(huì)反復(fù)拖沓，但是在系統(tǒng)中讓盡可能多的人參與同一個(gè)事件是輕而易舉的事情。
協(xié)同軟件也營(yíng)造了一種求同的文化取向。在工作實(shí)踐中，廣泛的認(rèn)同是不存在的，每一件事情都會(huì)有異見(jiàn)者，這很正常。但是如果不強(qiáng)調(diào)一種求同的文化，異見(jiàn)不是因?yàn)橛^念和立場(chǎng)的差異，而是出于意氣或私利，那么管理將會(huì)出現(xiàn)崩潰可能。因此，協(xié)同軟件在理念和功能上都確定了管理的文化取向，那就是在工作的處理上可以充分進(jìn)行溝通，但方向一定是趨于協(xié)同;即便是有分歧，也應(yīng)該尋找出一個(gè)各方都認(rèn)可的解決方案，即和而不同。在這種文化取向的引導(dǎo)下，工作就會(huì)慢慢形成認(rèn)同機(jī)制，每個(gè)人都會(huì)以建設(shè)性的心態(tài)來(lái)看待分歧。
2. 責(zé)任
責(zé)任是一種倫理上的價(jià)值取向。在工作中每個(gè)人都要對(duì)自己的工作負(fù)責(zé)，為他人負(fù)責(zé)。但通常而言，這只能是一種道德方面的要求，用以量化和考核責(zé)任的指標(biāo)也大多是間接的，因?yàn)闆](méi)有一種辦法可以真正改變?nèi)说牡赖滦袨椤?/p>
因此，唯一能夠影響人的責(zé)任感的是一種有形的、可以被測(cè)量的、可以表現(xiàn)出來(lái)的工作方式。協(xié)同軟件正是如此，它將人們?cè)诠ぷ髦械呐浜稀⒑献?、溝通、協(xié)調(diào)的情況一一展現(xiàn)出來(lái)，用可視化的方式來(lái)清晰呈現(xiàn)，用可量化的方式來(lái)進(jìn)行評(píng)價(jià)，用大量的成功協(xié)同的實(shí)例來(lái)體現(xiàn)責(zé)任的成效。
協(xié)同是一種責(zé)任,這種文化對(duì)于工作具有道德層面導(dǎo)引作用。我們不能強(qiáng)求人人都高質(zhì)量地參與協(xié)同,但可以讓他們感受到在協(xié)同環(huán)境中工作將會(huì)是怎樣的情形，并且?guī)椭麄兲岣邊f(xié)同的質(zhì)量,越來(lái)越成為一個(gè)需要他人、被他人需要的工作伙伴。這樣,推己及人這種中國(guó)傳統(tǒng)文化中關(guān)于人際關(guān)系的基本原則才得以彰顯。
轉(zhuǎn)型的最終目的 -提質(zhì)降本增效
分享到微信 ×
打開(kāi)微信，點(diǎn)擊底部的“發(fā)現(xiàn)”，
使用“掃一掃”即可將網(wǎng)頁(yè)分享至朋友圈。