“真的?李總已經(jīng)批復(fù)項(xiàng)目啟動(dòng)了?”鐘劍風(fēng)馳電掣般沖進(jìn)副總裁鄭總的辦公室，自從聽(tīng)到移動(dòng)商務(wù)的項(xiàng)目要上馬，欣喜若狂。
項(xiàng)目終于要開(kāi)始
“是的，總裁剛剛宣傳啟動(dòng)項(xiàng)目，并要求銷售、市場(chǎng)、人事的負(fù)責(zé)人聯(lián)合組成項(xiàng)目委員會(huì)，并由總裁親自指揮。要求明年1 月1 日起，所有的終端銷售人員全部通過(guò)手機(jī)上報(bào)終端店頭的數(shù)據(jù)!這下你就不用天天來(lái) ‘騷擾’我了。”鄭偉高興地對(duì)鐘劍說(shuō)。
“年底?那只有不到6 個(gè)月的時(shí)間了。鄭總您知道，項(xiàng)目組需要時(shí)間成立，需要與軟件供應(yīng)商、運(yùn)營(yíng)商談判，還有硬件設(shè)備采購(gòu)，系統(tǒng)搭建、安裝、調(diào)試、修改，需要進(jìn)行各地基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集、整理、導(dǎo)入，那可是千萬(wàn)級(jí)的終端數(shù)據(jù)呀……”
“這些我聽(tīng)不懂，你不是一直想上的這個(gè)項(xiàng)目嗎?我已經(jīng)把所有需要參與的各層領(lǐng)導(dǎo)拉進(jìn)項(xiàng)目組了，接下來(lái)就看你這個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理怎么施展啦……”
這是一家中型食品集團(tuán)公司。作為快速消費(fèi)品生產(chǎn)和銷售分銷型企業(yè)，對(duì)分公司的統(tǒng)一管理和渠道終端的掌控異常重要。鐘劍作為CIO，2 年前SAPR3 上線后，就開(kāi)始關(guān)注業(yè)內(nèi)標(biāo)桿企業(yè)針對(duì)銷售渠道和終端管理采用什么樣的解決方案，如何采集銷售終端數(shù)據(jù)、如何對(duì)那些跑動(dòng)在大街小巷的銷售人員的行為進(jìn)行管理。1 年前開(kāi)始嘗試移動(dòng)終端技術(shù)應(yīng)用的可行性研究，會(huì)同銷售市場(chǎng)部門，在上海和廣州分公司進(jìn)行了兩輪技術(shù)可行性和業(yè)務(wù)可行性的測(cè)試，在遞交可行性研究報(bào)告的同時(shí)，著手加快該項(xiàng)目在集團(tuán)推行的各項(xiàng)準(zhǔn)備。
集團(tuán)總裁李總是雷厲風(fēng)行的人，報(bào)告遞交很快就做出了決斷，只是給于鐘劍的時(shí)間太少了。項(xiàng)目的主要目標(biāo)就是規(guī)范銷售行為的管理，以手機(jī)作為數(shù)據(jù)收集和定位的載體，管理銷售人員的行為以及采集終端數(shù)據(jù)。20 個(gè)分公司、120 個(gè)辦事處、終端銷售人員超過(guò)4000 人，按每個(gè)人300 家終端店頭來(lái)計(jì)算，僅終端店的主數(shù)據(jù)就120 萬(wàn)條。經(jīng)過(guò)兩輪的測(cè)試儀，對(duì)于軟件和硬件的技術(shù)他一點(diǎn)都不擔(dān)心，但對(duì)于這么寵大的數(shù)據(jù)量，數(shù)據(jù)收集、整理和導(dǎo)入有點(diǎn)頭大。在前期的準(zhǔn)備過(guò)程中，他已經(jīng)了解到目前這些數(shù)據(jù)還沒(méi)有一個(gè)完整的歸集，系統(tǒng)上線需要這些終端店頭的完整信息，只能由業(yè)務(wù)員一家一家地跑完并記錄匯總，這個(gè)數(shù)據(jù)收集的工程可不小。
按照IBM實(shí)施SAP 的方法論，公司成立了項(xiàng)目組，并制定了嚴(yán)密項(xiàng)目計(jì)劃，數(shù)據(jù)有專人負(fù)責(zé)，制定了數(shù)據(jù)收集、整理和導(dǎo)入的方法流程和數(shù)據(jù)模板。隨后，轟轟烈烈的項(xiàng)目就拉開(kāi)了序幕。
進(jìn)展不利
8 月11 日，下午1 點(diǎn)。
“鐘總，我們發(fā)下去的數(shù)據(jù)采集到目前為止只有一半的辦事處文員回復(fù)了，這樣下去時(shí)間來(lái)不及了。”負(fù)責(zé)收集數(shù)據(jù)的小王急匆匆地跑進(jìn)鐘劍的辦公室，氣喘吁吁地說(shuō)。
“趕緊讓銷售部門去催促，讓他們務(wù)必把事情落實(shí)到責(zé)任人身上。”
8 月15 日，下午2 點(diǎn)。
“鐘總，現(xiàn)在大部分?jǐn)?shù)據(jù)已經(jīng)收集上來(lái)了，但我檢查后發(fā)現(xiàn)終端店頭的命名和地址有問(wèn)題，僅可的店在一個(gè)分公司就有1000 多個(gè)”銷售管理部小徐說(shuō)。
“這個(gè)店頭的名字是需要唯一的，讓辦事處一定要區(qū)別開(kāi)，否則到系統(tǒng)里是有問(wèn)題的”
小徐疑惑不解地問(wèn)：“那怎么區(qū)分?”
“可以參照可樂(lè)的做法，用門牌號(hào)添加在店名里，也可以以交道主干道、標(biāo)志性建筑物來(lái)做為標(biāo)識(shí)，，或者把小店老板的名字加進(jìn)去”，鐘劍研究過(guò)標(biāo)桿企業(yè)的做法。
8 月17 日，上午10 點(diǎn)。
小王又提出了新問(wèn)題：溫州辦事處、貴陽(yáng)辦事處和哈爾濱辦事處的數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)中全亂了。在測(cè)試過(guò)程中，三個(gè)辦事處人員手機(jī)中的終端店頭超過(guò)應(yīng)有的店數(shù)，且這些店都不是他們自己管理的。
經(jīng)過(guò)檢查發(fā)現(xiàn)，原因是在期初進(jìn)行數(shù)據(jù)準(zhǔn)備時(shí)，文員沒(méi)有按照標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)備數(shù)據(jù)，將員工編號(hào)數(shù)搞錯(cuò)了，導(dǎo)致數(shù)據(jù)混亂。
8 月18 日，上午9 點(diǎn)。
項(xiàng)目組緊急召開(kāi)會(huì)議。在會(huì)議中，項(xiàng)目組要求各辦事處嚴(yán)格按照項(xiàng)目組標(biāo)準(zhǔn)模板和要求來(lái)收集、整理數(shù)據(jù)，增加大區(qū)數(shù)據(jù)校驗(yàn)人員。經(jīng)過(guò)努力，各辦事處的數(shù)據(jù)不再混亂。
8 月25 日。上午
項(xiàng)目組在測(cè)試過(guò)程中，再次發(fā)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表分析與日常手工報(bào)表發(fā)生嚴(yán)重不符，經(jīng)仔細(xì)檢查，問(wèn)題是：銷售渠道分類沒(méi)有統(tǒng)一的嚴(yán)格規(guī)定，雖然在組織數(shù)據(jù)時(shí)銷售管理部出了一套標(biāo)準(zhǔn)的銷售分類，但由于各辦的理解相同，導(dǎo)致數(shù)據(jù)分類錯(cuò)誤。20 個(gè)辦事處，120 萬(wàn)家終端店頭的數(shù)據(jù)被錯(cuò)誤分類融合在一起，這個(gè)亂真是理不清。
8月28 日，下午。
鐘劍和銷售管理部一起，重新審視項(xiàng)目的進(jìn)程和現(xiàn)狀，進(jìn)行了詳細(xì)地分析和論證。并將項(xiàng)目進(jìn)展的情況上報(bào)給總裁、副總裁，要求重新收集和整理數(shù)據(jù)。
8 月31 日，上午9 點(diǎn)。
在全國(guó)月度銷售會(huì)議上，鐘劍針對(duì)目前項(xiàng)目的進(jìn)展以及面臨的困難進(jìn)行匯報(bào)，總裁同意項(xiàng)目組的意見(jiàn)和計(jì)劃，重新整理數(shù)據(jù)，嚴(yán)格按照新的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)做，各分公司需嚴(yán)格按照項(xiàng)目組的數(shù)據(jù)提交計(jì)劃來(lái)完成，信息中心和銷售管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督，進(jìn)展情況每日上報(bào)并公布。
重新來(lái)過(guò)
這一次，項(xiàng)目組在總結(jié)前期數(shù)據(jù)收集過(guò)程中存在的各類問(wèn)題，這樣進(jìn)行了規(guī)劃：
以大區(qū)為單位，召集所有與數(shù)據(jù)收集相關(guān)的分公司銷售主管、人事、銷售行政，辦事處經(jīng)理、主管和文員到分公司，進(jìn)行一場(chǎng)項(xiàng)目動(dòng)員會(huì)。一方面讓大家明白項(xiàng)目對(duì)于銷售管理的意義，同時(shí)統(tǒng)一數(shù)據(jù)收集和整理的方法與口徑;以大區(qū)為單位，建立數(shù)據(jù)組織：業(yè)務(wù)員填寫——主管檢查——辦事處文員審核——辦事處經(jīng)理簽字認(rèn)可——分公司銷售行政和人事校驗(yàn)——大區(qū)經(jīng)理簽字同意，然后由分公司經(jīng)理親自提交給銷售管理部小徐?！ 〗酉聛?lái)三周的時(shí)間，鐘劍和銷售管理部沈經(jīng)理分別組織和參與了20 個(gè)分公司的項(xiàng)目動(dòng)員大會(huì)，將祖國(guó)美麗的藍(lán)天飛成了網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)。這些會(huì)議后，對(duì)各分公司的數(shù)據(jù)收集公布了項(xiàng)目進(jìn)行的時(shí)間安排，并要求大家嚴(yán)格按項(xiàng)目計(jì)劃的時(shí)間節(jié)拍執(zhí)行：
1. 由業(yè)務(wù)員用一周的時(shí)間，在進(jìn)行終端店拜訪的同時(shí)完成終端店頭的數(shù)據(jù)收集;
2. 主管用一周的時(shí)間，在跟線的過(guò)程中核對(duì)和修改;
3. 主管負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)做成 EXCEL 表格(有數(shù)據(jù)控制的標(biāo)準(zhǔn)表格)并核對(duì);
4. 主管將電子表格提交給辦事處文員，文員進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)審核;
5. 經(jīng)由辦事處經(jīng)理簽字認(rèn)可后，將數(shù)據(jù)給分公司銷售行政，銷售行政進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)審核，并交分公司經(jīng)理認(rèn)可;
6. 分公司經(jīng)理將數(shù)據(jù) Email 數(shù)據(jù)交項(xiàng)目組接口人，接口人對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和核對(duì);
7. 項(xiàng)目組接口人將數(shù)據(jù)傳到指定地點(diǎn)，由數(shù)據(jù)導(dǎo)入員統(tǒng)一導(dǎo)入系統(tǒng);
8. 分公司人事在項(xiàng)目準(zhǔn)備的第 1 周開(kāi)始，根據(jù)在崗編制和實(shí)際情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并報(bào)項(xiàng)目組，以準(zhǔn)備終端設(shè)備;
9. 待全部數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)并核對(duì)無(wú)誤，終端設(shè)備也采購(gòu)到位并開(kāi)通后，項(xiàng)目組接口人下到該分公司，對(duì)各辦事處文員進(jìn)行為期三天的系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)初始化、系統(tǒng)操作、終端設(shè)備操作培訓(xùn)、系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)檢查等一系列的工作。
10. 辦事處文員回到辦事處后，將手機(jī)下放到員工手上，當(dāng)場(chǎng)進(jìn)行操作培訓(xùn)，并要求員工檢查手機(jī)端的每一個(gè)終端店頭，以及對(duì)應(yīng)的SKU 信息是否正確。
經(jīng)過(guò)如此周密的計(jì)劃安排，項(xiàng)目組再做好相應(yīng)的配套服務(wù)工作，前期混亂漫長(zhǎng)的情況變得井然有序：
由于將分公司、辦事處的人員都組織起來(lái)后，減輕了項(xiàng)目組的壓力，項(xiàng)目組只需要做四件事情：A、項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì);B、數(shù)據(jù)檢查和導(dǎo)入;C、系統(tǒng)數(shù)據(jù)初始化和培訓(xùn);D、監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)作并及時(shí)將情況反饋給相關(guān)人員;
數(shù)據(jù)基本一次性到位，實(shí)際操作過(guò)程中從主管提交電子表格到數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)并檢查，只需要1 天的時(shí)間就完成了，極大地提高了效率和準(zhǔn)確率。
來(lái)了新人
開(kāi)完最后一個(gè)公公司的項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，鐘劍回到總部后的一天，剛到辦公室就被鄭總叫過(guò)去：“鐘劍，謝謝你這段時(shí)間的奔波，分公司經(jīng)理們對(duì)你的認(rèn)可都很高啊，你也越來(lái)越專業(yè)了。”鐘劍剛要謙虛一下，鄭總指著身邊一位年輕干練的小伙子說(shuō)：“這是我的助手王剛，接下來(lái)由他和你一起來(lái)把這個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行下去。”
王剛，來(lái)自國(guó)際著名的K 公司，該公司在管理上可以說(shuō)是相當(dāng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，也是業(yè)內(nèi)的標(biāo)桿，其銷售為直銷和分銷相結(jié)合的方式，王剛曾負(fù)責(zé)營(yíng)銷數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化管理。來(lái)公司已有一周多的時(shí)間，對(duì)公司SAP 的SD 模塊和分銷系統(tǒng)，以及移動(dòng)商務(wù)系統(tǒng)做了一些了解，認(rèn)為我們S 集團(tuán)的管理存在著斷層，經(jīng)銷商、分銷商和終端店的管理沒(méi)有統(tǒng)一進(jìn)行，想通過(guò)這一次的項(xiàng)目把它們統(tǒng)一管理起來(lái)。并對(duì)客戶、經(jīng)銷商和終端點(diǎn)無(wú)意義的編碼方式，但出了重構(gòu)的要求。
接下來(lái)的時(shí)間里鐘劍為王剛詳盡地介紹了公司的信息化在銷售方面的內(nèi)容：SAP 管理著經(jīng)銷商的賬務(wù)往來(lái);DCMS 管理著經(jīng)銷商的訂單和發(fā)貨，以及個(gè)別經(jīng)銷商的進(jìn)銷存;銷售行為管理系統(tǒng)則管理經(jīng)銷商向下的分銷商和終端店頭，以及它們的日常訂單和進(jìn)銷存數(shù)據(jù)。
經(jīng)過(guò)長(zhǎng)達(dá)1
轉(zhuǎn)型的最終目的 -提質(zhì)降本增效
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