國家積極倡導促進文化創(chuàng)意產業(yè)發(fā)展的這幾年，也是北京天下鳳凰文化傳播有限公司(以下簡稱北京天下鳳凰)轉型及快速發(fā)展的關鍵時間段。時至今日，服務于互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)諸多頂級客戶，并已具有相當規(guī)模的北京天下鳳凰面對不斷變化的市場競爭格局，面臨新的選擇。
作為在中國起步較晚的文化創(chuàng)意產業(yè)，近幾年來產業(yè)增長明顯。行業(yè)低端市場競爭激烈，高端市場競爭聚焦優(yōu)秀的創(chuàng)意設計能力和豐富的重大項目經驗，這為優(yōu)秀品牌的壯大和成為集中方向提供了良好的機遇。而已經具備高端市場競爭兩大特點的北京天下鳳凰，此時也正面臨從自然生長向穩(wěn)步提升發(fā)展的關鍵節(jié)點。
于是，在北京天下鳳凰總經理楊東海的心目中，在擁有做成諸多行業(yè)經典項目成就感的同時，也有著實現(xiàn)規(guī)范管理，以更高起點謀求長足發(fā)展的焦慮。這其中小到日常運作中的千頭萬緒：無法清晰地核算及有效控制項目成本;財務業(yè)務分割，數(shù)據(jù)孤島;供應商付款管理不規(guī)范;旗下四個公司沒有辦法進行統(tǒng)一的財務核算等等。大到實現(xiàn)服務升級，以更大的視野不斷提升服務前沿行業(yè)領先客戶的能力，贏得市場競爭先機。
在多年尋找解決方案未果之后，2017年北京天下鳳凰邂逅 SAP Business ByDesign。也正是得益于這款融匯全球最佳實踐的云解決方案所給予的信心，使得一個「小而美」公司穩(wěn)步壯大的夢想，此時已經轉化成了北京天下鳳凰觸手可及的目標。
快速成長下的管理極限
北京天下鳳凰文化傳播有限公司成立于2006年，主要業(yè)務包括組織文化藝術交流活動，承辦展覽展示，會議服務，市場營銷策劃，設計、制作及廣告代理等等。早年服務于汽車、旅游等行業(yè)客戶，曾經策劃及執(zhí)行過數(shù)個業(yè)內知名的項目，包括煙雨張家界、鳳凰藝術年年展等。2012年，公司轉型至深耕互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)，6年來，服務了包括百度在內的多家互聯(lián)網(wǎng)領先企業(yè)，在業(yè)內贏得口碑的同時，公司的規(guī)模和營收也得到了大幅的增長。
尤其是在2016、2017兩年間，公司的服務項目由原來的幾十個增加到150個以上，團隊規(guī)模翻倍。與之相應的是公司上下游供應商數(shù)量上升至100多個，營業(yè)額近一個億。
在這種背景下，公司對內管理和對外業(yè)務拓展遇到了諸多挑戰(zhàn)。首當其沖的是成本的控制管理。對于公司的活動業(yè)務，常規(guī)從項目開始到結束都會有一個立項單，包括客戶的基本信息以及項目的所有成本。由于活動在執(zhí)行的過程中，具體項目的變化因素會比較多，數(shù)據(jù)孤島的問題日益嚴重。150多個立項單涉及到采購和付款，如果不能實時地體現(xiàn)這種變化，采購和財務誤操作的可能性就會比較大，在天下鳳凰也曾經發(fā)生過錯付款、重復提交采購申請這樣的事情。
與此同時，人工管理或者單個系統(tǒng)管理帶來的管理透明化障礙，使得業(yè)務與財務溝通的工作量非常大，賬務核對麻煩且復雜。當然，還有一個力量不可忽視，那就是北京天下鳳凰在服務行業(yè) TOP 公司的過程中，客戶公司管理的規(guī)范，以及對于服務品質，服務響應的高要求，也成為推動北京天下鳳凰規(guī)范化管理的主要動力。
在尋找解決方案的過程中，北京天下鳳凰接觸過一些管理軟件，但最終發(fā)現(xiàn)并不能解決公司核心的問題。一個偶然的機會，同是 SAP 用戶的知名營銷傳播公司 Topline 的一位管理者向楊東海極力推薦 SAP 系統(tǒng)。一方面基于標桿同行的自發(fā)推薦;另一方面楊東海個人曾經為 SAP 公司提供過相應的服務，對其管理理念、管理系統(tǒng)有良好的印象。
更重要的是，SAP Business ByDesign 在開展系統(tǒng)性復雜項目管理方面具有突出優(yōu)勢。依托 SAP 四十多年豐富經驗的積累、重塑財務及業(yè)務流程的能力，以及基于領先商業(yè)分析技術，提高企業(yè)決策和行動效率的深入洞察，使得原本就對 SAP 品牌頗有好感的楊東海，有了「夢里尋他千百度，驀然回首，那人卻在燈火闌珊處」的輕松。
而提供項目實施服務的北京奧維奧科技有限公司長期致力于企業(yè)管理信息化建設。作為SAP的合作伙伴，奧維奧憑借優(yōu)秀業(yè)績和眾多成功上線的樣板客戶多次獲得 SAP 授予的最佳實施服務商的榮譽。
于是，北京天下鳳凰與奧維奧團隊合作實施 SAP Business ByDesign 成為水到渠成的事情。
立竿見影的項目成果
在接受采訪時，北京天下鳳凰 SAP Business ByDesign 實施上線不久，但系統(tǒng)上線的一些效應，已經通過操作方式的改變顯現(xiàn)了出來。
效應一：整合性。首先，SAP Business ByDesign 系統(tǒng)，可以將各分子機構的財務整合到同一個系統(tǒng)中，使得北京天下鳳凰旗下的四家公司，可以通過一個財務系統(tǒng)進行核算。同時，財務業(yè)務數(shù)據(jù)流的打通，使得財務部門與業(yè)務部門核對的工作量大大減少，提高了工作效率。
效應二：透明度。SAP Business ByDesign 幫天下鳳凰實現(xiàn)了所有業(yè)務在系統(tǒng)中清晰可控的運轉。項目進展、人員投入、成本費用、項目往來清晰可見。尤其是項目的收入及成本歸集，使得項目中的財務往來更加清晰。而對于項目組和項目人員的考評考核，通過系統(tǒng)可以實時的獲取信息，進行分析。撇開了以往人手一張表格，做一項工作就填一項，經過一個時間段再進行匯總分析的方式。方便團隊績效考核的同時，對團隊的科學管理也提供了數(shù)據(jù)依據(jù)。
效應三：規(guī)范化。系統(tǒng)對操作提出了更高的要求，規(guī)避了人為影響的因素，團隊工作效率也得到前所未有的提升。讓楊東海比較有感覺的是公司員工的費用審批流程，以及外部供應商的付款流程、發(fā)票流程。通過流程優(yōu)化和重塑，工作下沉到了各個部門，在總經理這個結點，只需結合公司實際情況對流程做出審批即可。這不僅減少了工作，也使得公司的管理層可以隨時查看企業(yè)運營情況，及時做出符合市場現(xiàn)狀的決策。
除了系統(tǒng)本身功能帶來的效益，實施團隊奧維奧顧問在項目實施過程中，對于北京天下鳳凰的主要業(yè)務流程進行了梳理和優(yōu)化。同時，基于北京天下鳳凰業(yè)務特點，對于「立項單」可修改等個性化需求，在原有系統(tǒng)的基礎上進行了修改和定制開發(fā)。
對北京天下鳳凰來說，2018年年底雖然忙碌，但基于 SAP 系統(tǒng)產出的效應，讓企業(yè)運轉相對以往有序且效率得到了很大的提升。而仍處于動態(tài)優(yōu)化中的諸多業(yè)務流程，也使得2019年對于北京天下鳳凰來說，比往年更值得期待。
以管理規(guī)范及服務品質成就“小而美”公司的穩(wěn)步成長
運營企業(yè)十幾年，楊東海深刻意識到中國中小企業(yè)的發(fā)展及管理，基本上都會經歷從不規(guī)范到規(guī)范的成長過程。但當企業(yè)成長到一定的程度，尤其是處于從生存向發(fā)展過渡的節(jié)點上，精細化管理、提高工作效率是企業(yè)快速成長的根基;而企業(yè)主勢必要從業(yè)務的管理者向企業(yè)管理者轉型;財務管理也需要能夠滿足企業(yè)發(fā)展的訴求，保證企業(yè)運營的規(guī)范合法化。而這一切，都需要有一個有著成熟前瞻管理理念、完善的功能、敏捷易操作的管理系統(tǒng)來提供支持。
楊東海的夢想是能象一些德國企業(yè)那樣，成就一家高品質的公司，不一定是一座商業(yè)帝國，但可以成為細分領域的樣板。這應該也是其選擇具有德國血統(tǒng)的 SAP 系統(tǒng)的理由之一。而可預見的是，SAP Business ByDesign 的上線，為這個夢想轉化為一個發(fā)展的目標，提供了新起點。
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