近日，翠豐集團與簡約智享團隊達成合作，借助簡約智享平臺實現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)轉(zhuǎn)型升級。據(jù)悉，翠豐集團是一家在英國上市的家裝業(yè)零售企業(yè)，在全球排名位列前三。翠豐在亞洲和歐洲市場共擁有600多家店，旗下?lián)碛袛?shù)個著名零售品牌。其中，已進入中國20年之久的百安居目前在中國擁有多家連鎖店。
化繁為簡勢在必行
談及翠豐上費控系統(tǒng)的初衷，翠豐中國區(qū)財務(wù)總監(jiān)沈麗說道：“我們集團的組織架構(gòu)非常復(fù)雜，導(dǎo)致我們在亞洲沒有報銷系統(tǒng)，只能通過線下的EXCLE表格提交和審批。但是我們在亞洲有非常多的員工出差，再加上我們的報銷政策非常復(fù)雜，給員工填報和財務(wù)審批都帶來了巨大的挑戰(zhàn)。同時，由于外部稅務(wù)對于發(fā)票的嚴格要求，以及內(nèi)部差旅費用多維度報表的需求，也加大了我們財務(wù)的壓力”。
決策依據(jù)：高效的業(yè)務(wù)適配性
作為具備業(yè)務(wù)思維的資深財務(wù)總監(jiān)，在進行選型時，沈麗考慮的不僅是產(chǎn)品的功能是否滿足她們的需求，她更關(guān)注滿足她們的需求需要花多久的時間和多大的代價。同時，當(dāng)外部政策及內(nèi)部業(yè)務(wù)發(fā)生變化時，系統(tǒng)是否能夠簡單、快速的適配，也是她考量的重要因素。
“簡約智享團隊非常專業(yè)，在我們前期非常短的溝通中，我們了解到簡約智享可以很快地實現(xiàn)我們至少85%的需求，而且實施的時間相當(dāng)短，在兩三個月內(nèi)就可以上線。所以我們毫不猶豫地選擇了簡約智享。”沈麗如是說。
兩個多月實現(xiàn)系統(tǒng)上線
在項目實施的初期，結(jié)合翠豐的報銷政策、審批環(huán)節(jié)等信息，項目組先搭建出一套系統(tǒng)環(huán)境，向翠豐的財務(wù)管理人員進行直觀的演示。在這個過程中，翠豐的財務(wù)人員可以通過流程演示，清晰地看到哪些流程可以滿足需求的，哪些需要修改和優(yōu)化。而修改的過程同樣在簡約智享的平臺通過配置就可以快速實現(xiàn)。經(jīng)過不斷迭代的配置過程，簡約智享最終用兩個多月的時間就完成了翠豐費用管理系統(tǒng)的搭建。
立竿見影的使用效果
簡約智享的上線，解決了困擾翠豐集團數(shù)年的費用管理難題。
首先，員工報銷周期縮短至5天。通過將翠豐復(fù)雜的報銷政策植入系統(tǒng)，員工無需記憶復(fù)雜的費用政策，系統(tǒng)自動提示合規(guī)性;員工還可以通過語音對話一鍵創(chuàng)建各類單據(jù)，大大提升了員工的填單效率及報銷體驗。員工的平均報銷時間從之前的一個月，減少到了現(xiàn)在的5天。
其次，管理人員審批效率大幅提升。通過預(yù)算聯(lián)查、智能審批助手提示超標單據(jù)，管理人員有了審批依據(jù)，提高審批效率的同時，也可以實時進行管理優(yōu)化。
使用簡約智享后，最受益的還是財務(wù)人員。系統(tǒng)針對超標的單據(jù)會帶有合規(guī)風(fēng)險提示，再加上圖像OCR技術(shù)可自動識各種票據(jù)類型，并自動完成發(fā)票驗真去重，大幅提升了費用的合規(guī)性。
同時，系統(tǒng)可以自動帶出會計科目、生成財務(wù)憑證，并批量導(dǎo)入財務(wù)系統(tǒng)，大大提高了財務(wù)人員的效率。
簡單運維，隨需應(yīng)變
“另外值得一提的是系統(tǒng)的敏捷性，當(dāng)公司有新的業(yè)務(wù)需求時，系統(tǒng)可以通過改變配置將新需求得以落地。比如，當(dāng)我們的組織架構(gòu)變化時，系統(tǒng)可以按新的組織架構(gòu)生成以往月份的數(shù)據(jù)報表。這些操作我們財務(wù)人員就可以實現(xiàn)。“沈麗欣慰地說道。
工欲善其事，必先利其器。對于翠豐來說，使用簡約智享是財務(wù)轉(zhuǎn)型的第一步。用沈麗的話說：”簡約智享幫助我們大幅提升財務(wù)人員工作效率的同時，讓我們有能力、有數(shù)據(jù)成為業(yè)務(wù)的助手，幫助公司去管理、決策和創(chuàng)新。”
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