企業(yè)間的競爭，是產(chǎn)品的競爭，更是企業(yè)管理水平之間的競爭。產(chǎn)品的競爭是有形可量化的，企業(yè)間管理競爭則是無形并難以量化。正是如此，管理制度的執(zhí)行與落地也成為企業(yè)管理者費心盡力的重要工作之一。在國內(nèi)精細(xì)化工領(lǐng)域頗有建設(shè)的南京威爾化工有限公司(以下簡稱南京威爾化工)可以說是深有體會。
南京威爾化工源自金陵石化的民營企業(yè)，于2000年改制成立，在醚類和酯類合成技術(shù)方面世界領(lǐng)先，在醫(yī)藥輔料、原料藥中間體、合成潤滑基礎(chǔ)油、特種聚醚和特殊表面活性劑領(lǐng)域在國內(nèi)處于領(lǐng)先地位。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以技術(shù)出身為主，企業(yè)高層更看重技術(shù)帶動企業(yè)的發(fā)展。
正是協(xié)同的引入，讓企業(yè)原本不強的管理思想得到加強，讓原有管理制度得到切實執(zhí)行，也讓領(lǐng)導(dǎo)看到了協(xié)同的價值。南京威爾化工信息化主管、協(xié)同項目負(fù)責(zé)人俞清對協(xié)同深有感觸。
偶然引入帶來管理實效
南京威爾化工引入致遠(yuǎn)協(xié)同軟件，可以說是偶然。2007年7月，威爾化工準(zhǔn)備引入ERP來提升企業(yè)業(yè)務(wù)管理水平。在選型階段，為了加強企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)與溝通，威爾化工才一并引進(jìn)了協(xié)同OA和ERP兩套軟件。
2007年11月，威爾化工開始實施致遠(yuǎn)協(xié)同軟件，并于轉(zhuǎn)年4月正式上線。在1年多使用中，功能最簡單的基礎(chǔ)版讓威爾化工感覺到了協(xié)同系統(tǒng)的實用簡單，并考慮進(jìn)一步深化應(yīng)用。經(jīng)過產(chǎn)品功能、軟件穩(wěn)定性、廠商服務(wù)能力等多方面評估之后，2009年南京威爾化工決定將使用中的致遠(yuǎn)A6基礎(chǔ)版升級到企業(yè)版，增加并發(fā)數(shù)，并將企業(yè)內(nèi)部管理制度以表單形式落地到實際管理中。
人是有惰性的，成為習(xí)慣的工作方式有時候很難改掉。尤其是在致遠(yuǎn)A6協(xié)同表單實施推廣過程中，要求流程固定，模版固定，這就給已經(jīng)習(xí)慣較為松散管理模式的人員帶來不小沖擊。一位員工的改變映襯了威爾化工推廣的成功。
在致遠(yuǎn)A6表單實施期間，威爾化工一位員工A開始并不樂意使用協(xié)同。他曾振振有詞說：手寫不一樣嗎，還能增加同事之間的溝通和交流。當(dāng)他某天需要完成一個多部門協(xié)作的文件時，A用紙質(zhì)文檔完成了第一個節(jié)點，并送往其他部門進(jìn)行流轉(zhuǎn)。正好此時A外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)，一周后回來發(fā)現(xiàn)文件還在第二個節(jié)點壓著，他相當(dāng)氣憤，就去質(zhì)問第二個節(jié)點的員工B。
B恰好正在和俞清商討致遠(yuǎn)A6的技術(shù)問題，B不知是為了推卸責(zé)任還是真的才收到，說：你們部門才給我啊，再說不是協(xié)同OA有表單嗎?你要是發(fā)OA，誰的責(zé)任不就一清二楚了?A無言卻覺得是俞清給他找茬。
過了幾天，A找到俞清：聽說OA蠻智能的，我需要幾個統(tǒng)計數(shù)據(jù)，你看能否找到。A所需的統(tǒng)計以往很難得出準(zhǔn)確答案，因為原有不規(guī)律統(tǒng)計本來就相當(dāng)繁瑣，但俞清利用A6的歸檔統(tǒng)計從容應(yīng)對，逐一解決。正當(dāng)?shù)靡庵畷r，卻出現(xiàn)一個統(tǒng)計出錯。俞清仔細(xì)研究后發(fā)現(xiàn)，出錯原因是差A(yù)的那張紙質(zhì)文件中數(shù)據(jù)，加上之后依舊完全正確。A再次無言……
從那以后，A徹底為致遠(yuǎn)A6協(xié)同所折服，OA無用論在也沒有被提及。A也因年終小結(jié)中充分利用OA帶給他個人進(jìn)步和工作進(jìn)步的小結(jié)得了一份最佳總結(jié)獎。
2010年2月，南京威爾化工的企業(yè)版正式上線，給企業(yè)在內(nèi)部協(xié)調(diào)、溝通管理上提供了新的驅(qū)動力與潤滑劑。
企業(yè)內(nèi)部銜接更流暢
眾所周知，汽車變速箱需要靠各檔位齒輪的嚙合才能把發(fā)動機動力以最適宜的扭矩和轉(zhuǎn)速輸出，汽車也才能夠以平穩(wěn)的狀態(tài)運行。企業(yè)管理同樣如此，需要內(nèi)部各部門有效地配合與銜接，才能實現(xiàn)高效地運作。而A6協(xié)同在企業(yè)內(nèi)部管理起到的作用，正如同變速箱中的機油，讓整個系統(tǒng)運轉(zhuǎn)更加流暢，減少了摩擦與損耗。
威爾化工的生產(chǎn)以產(chǎn)定合同、以銷定產(chǎn)居多，一些特殊產(chǎn)品會采用采取少量生產(chǎn)的方式。因此，退貨的情況也比較普遍，而退貨原因則多種多樣：如包裝損壞或者生產(chǎn)部門在生產(chǎn)過程的瑕疵，而質(zhì)檢部門沒有發(fā)現(xiàn)…因此，威爾化工的退貨流程往往是牽涉多個部門。
以前這個退貨流轉(zhuǎn)時間特別長，效率也比較低。經(jīng)常是客戶催我們的銷售，銷售再催其他部門。而其他部門之間你推我、我推你。今天轉(zhuǎn)到那邊，明天轉(zhuǎn)到這邊，結(jié)果轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去效率很低?？蛻艟陀X得我一個產(chǎn)品因為你不合格，最后我讓你查原因，你半個月、一個月都查不出來究竟是什么情況?這也影響了我們公司的形象。俞清這樣描述當(dāng)時情況。
因為這種相互推諉，當(dāng)時南京威爾化工處理一個退貨申請，通常需要半個月，最長甚至超過了一個半月。
利用致遠(yuǎn)A6協(xié)同表單制作的退貨處置表則極大地改善了流程的處理效率。首先是各部門處理更加積極了。因為每個節(jié)點收到協(xié)同、處理協(xié)同都有明確時間標(biāo)示，消滅了部門推脫借口，而且流程節(jié)點上的各部門不好意思在本節(jié)點長時間拖壓。這在無形之中加快了流程的執(zhí)行效率。
其次，各部門信息對稱更加容易了。退貨處置表涉及到質(zhì)量管理部、技術(shù)部、生產(chǎn)部、銷售部等多個部門。由于部門條塊分割，部門之間缺乏互動與反饋，往往退貨處置表最后不會回到發(fā)起人手中。如果發(fā)起人想了解具體退貨原因，就需要一個部門、一個部門去溝通;如果是中間某一節(jié)點人員想知道后續(xù)意見，同樣需要自己去追問。這勢必影響內(nèi)部執(zhí)行的效率。
利用致遠(yuǎn)A6協(xié)同的退貨處置表表單，在申請發(fā)起到各節(jié)點流轉(zhuǎn)完畢的過程中，只要處理過該申請的節(jié)點，都可以隨時查看申請的具體進(jìn)度和其他部門的反饋，只要表單被某一節(jié)點處理完畢，就自動知會已處理該協(xié)同的各節(jié)點，并自動通知下一結(jié)點進(jìn)行處理。在此過程中，各部門可隨時可以查詢各節(jié)點的處理方法、處理意見和態(tài)度，不再需要分別詢問，并可隨時就關(guān)心問題在表單上發(fā)表意見，增強內(nèi)部互動，實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部信息對稱。
再次，加強了統(tǒng)計歸檔能力。由于客戶退貨原因多樣，以往進(jìn)行分析會很費力，需要把單據(jù)整理出來，一張張地去分析原因。同時，紙質(zhì)文檔易遺漏、丟失，不便查詢，這也給統(tǒng)計分析工作帶來了阻礙。因此，即使以年度為單位來進(jìn)行統(tǒng)計分析，仍需要花費4~5天來進(jìn)行統(tǒng)計，低效率減慢了威爾化工的對客戶的響應(yīng)速度。
致遠(yuǎn)A6協(xié)同的表單歸檔與查詢，讓紙質(zhì)表單的各種問題一掃而光。自動歸檔讓各種表單不再有丟失之虞，而且統(tǒng)計功能也讓現(xiàn)在的年度分析半天即可完成，大大提高了工作效率。
通過退貨處理表單的使用，現(xiàn)在退貨處理在一周內(nèi)即可處理完畢，不僅效率提高了3倍，客戶對威爾化工的滿意度也大大提高。
回顧致遠(yuǎn)A6協(xié)同企業(yè)版上線一年多來的使用成效，俞清最大的感慨是通過A6運行的管理制度執(zhí)行效率明顯比比依然通過紙質(zhì)文件執(zhí)行的效率要高很多。更重要的是，致遠(yuǎn)A6協(xié)同在潛移默化中提高了企業(yè)的管理水平。以往不按照制度處理、看人情面子來安排處理事情的優(yōu)先級等現(xiàn)象屢有發(fā)生，而隨著協(xié)同OA系統(tǒng)的深入人心，現(xiàn)在很多工作，人們第一反應(yīng)就是發(fā)協(xié)同，大家覺得協(xié)同發(fā)出來之后就是按章辦事。我收到這個協(xié)同，我處理了，現(xiàn)在處理工作是看事不看人，執(zhí)行效力也大大提高，企業(yè)內(nèi)部管理制度的落地也得到了切實執(zhí)行俞清描述道。
轉(zhuǎn)型的最終目的 -提質(zhì)降本增效
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