2007年，借光伏行業(yè)發(fā)展的春風(fēng)，上海晶澳太陽能光伏科技有限公司(以下簡(jiǎn)稱晶澳太陽能)不到一年半時(shí)間就成功在納斯達(dá)克上市。上市的時(shí)候，晶澳太陽能產(chǎn)能只有200兆瓦電視片，但現(xiàn)在公司僅電視片的產(chǎn)能就高達(dá)當(dāng)年的10倍以上，發(fā)展之快不免令人嘖嘖驚嘆。作為這樣一家年輕活力的企業(yè)，不禁好奇IT是如何緊跟其戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)、市場(chǎng)的呢?IT如何定性自己在企業(yè)中的角色?且聽晶澳太陽能IT總監(jiān)彭勇分享晶澳太陽能內(nèi)控變革的實(shí)踐與心得。
緣起薩班斯法案
在晶澳太陽能，除了OA，ERP系統(tǒng)外，還有CRM，MES系統(tǒng)以及一些輔助生產(chǎn)的小系統(tǒng)，而晶澳的目標(biāo)是在ERP中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)控制，在OA中實(shí)現(xiàn)流程控制。所有的流程和業(yè)務(wù)管控放在OA中，ERP中間是做一些數(shù)據(jù)或報(bào)表，所有的系統(tǒng)都圍繞這兩個(gè)系統(tǒng)為核心來運(yùn)轉(zhuǎn)。而這一切又都是建立在薩班斯法案的內(nèi)控需求之上。
2002年，針對(duì)上市公司財(cái)務(wù)和公司治理的塞班斯法案(Sarbanes-OxleyAct，簡(jiǎn)稱SOX法案)的出臺(tái)意味著在美國上市的公司不僅要保證其財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，還要保證內(nèi)控系統(tǒng)能通過相關(guān)審計(jì)。而薩班斯法案404條款的目標(biāo)是要求整個(gè)公司的內(nèi)控是一個(gè)可持續(xù)、成本有效和高附加值的合規(guī)過程。
在晶澳太陽能彭勇看來，企業(yè)的內(nèi)控是自上而下的，基于風(fēng)險(xiǎn)的。所有的控制都必須管理層提出，亦或者信息技術(shù)部門和業(yè)務(wù)部門向管理層提出建議并審批后去執(zhí)行才是有效的，控制是為了防范風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。紙面流轉(zhuǎn)的過程實(shí)際上是一個(gè)手工的、檢查性的、即興的過程，在整個(gè)流程控制中間，關(guān)于流程的人工控制和測(cè)試實(shí)際上占了整個(gè)流程的極大比例。然而，當(dāng)切換到系統(tǒng)化的流程后，整個(gè)流程的成本主要是放在及時(shí)的檢驗(yàn)上，他的目標(biāo)是通過一個(gè)最優(yōu)化的控制的調(diào)整達(dá)到整個(gè)流程控制的各部分，比如通過自我評(píng)價(jià)、公司層面監(jiān)管、流程層面監(jiān)管、自動(dòng)控制測(cè)試、人工測(cè)試控制以達(dá)到一個(gè)平衡的過程。
內(nèi)控，不只為了合規(guī)
為了更好地滿足內(nèi)控需求，2008年，晶澳太陽能上線OracleERP系統(tǒng)，不久之后，公司又上線了泛微OA系統(tǒng)，至今已有5家光景。如今，社會(huì)保險(xiǎn)、公積金、水電費(fèi)、租賃金、物業(yè)管理費(fèi)及保安費(fèi)等公司常規(guī)管理費(fèi)用報(bào)銷以及其他符合公司管理規(guī)定的費(fèi)用流程，均在協(xié)同辦公平臺(tái)上統(tǒng)一審批，與ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)流轉(zhuǎn)和交互。
不過，在晶澳太陽能彭勇看來，IT內(nèi)控的落地實(shí)施并不完全是合規(guī)需求的推動(dòng)，內(nèi)控帶來的價(jià)值是實(shí)實(shí)在在，并且已經(jīng)成為企業(yè)的管理有益的補(bǔ)充。
效率的提升是最顯而易見的。據(jù)了解，現(xiàn)在大部分的流程，尤其是涉及到合同和付款類的流程，基本上是會(huì)在各個(gè)不同的點(diǎn)、部門進(jìn)行傳送，2-3天便可以完成。但若放到以前，上海到河北之間2-3天要做一個(gè)簽轉(zhuǎn)是十分困難的。另外，內(nèi)控體系還大大縮短了需要各個(gè)業(yè)務(wù)部門配合的流程。比如，現(xiàn)在文檔的控制和共享也在OA中實(shí)現(xiàn)，如果銷售需要去查看產(chǎn)品的一些質(zhì)量數(shù)據(jù)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)的時(shí)候，他壓根不需要關(guān)心找誰，只要去提交系統(tǒng)請(qǐng)求，流程會(huì)自動(dòng)流轉(zhuǎn)到系統(tǒng)審批人節(jié)點(diǎn)中，審批結(jié)束后IT人員會(huì)把這些權(quán)限開放給申請(qǐng)人。
其次，通過公司流程的集中管控，更多地避免了經(jīng)營管理上的風(fēng)險(xiǎn)。彭總介紹說晶澳太陽能現(xiàn)在上海總部集中管理的主要為合同付款和非合同付款以及大規(guī)模集中采購等，這樣能做到各個(gè)基地有一些靈活性，能夠針對(duì)日常生產(chǎn)或經(jīng)營中遇到過有充足的靈活性去處理他們的問題，又避免基地出現(xiàn)一些問題，從而幫助公司把該集中的東西集中起來。
此外，內(nèi)控體系還縮短了內(nèi)審與外審審計(jì)的時(shí)間，所涉及人力資源也得以減少。以往審計(jì)的過程實(shí)際上是要到當(dāng)?shù)匕€(gè)檢查紙張單據(jù)，現(xiàn)在基本上內(nèi)審有OA檢查的賬號(hào)，如發(fā)現(xiàn)有異常，自己去查系統(tǒng)中的單據(jù)。外審也主要以O(shè)A單據(jù)為主，審?fù)曛笏麄兺ㄟ^電話、郵件再來進(jìn)行溝通，這樣實(shí)際上保證了不需要各個(gè)業(yè)務(wù)部門去陪著他們來翻紙質(zhì)的東西，節(jié)約了業(yè)務(wù)的處理時(shí)間。
彭總同時(shí)強(qiáng)調(diào)：就我而言，內(nèi)控不僅僅是財(cái)務(wù)、流程和付款，我們對(duì)內(nèi)控最貼切的一個(gè)理解是協(xié)助內(nèi)部的業(yè)務(wù)部門同事更方便地去控制他們的工作。
后記
彭總會(huì)后向記者坦言，CIO在很多時(shí)候是責(zé)任重于權(quán)力。尤其是你從紙面的流轉(zhuǎn)過渡到系統(tǒng)的流轉(zhuǎn)，很多需求或者控制上的一些漏洞其實(shí)是我們最先需要發(fā)現(xiàn)并和管理層提出再進(jìn)行彌補(bǔ)的。筆者感概，CIO體面與光鮮的背后其實(shí)充滿艱辛與重任。CIO希望把要做的項(xiàng)目，不論是系統(tǒng)選型、推廣或者管理運(yùn)行，都能夠做好。應(yīng)該說做到方方面面都滿足業(yè)務(wù)的需求，是CIO們最大的責(zé)任，也是他們追求的目標(biāo)。至于權(quán)力，只是在工作涉及到的部門，對(duì)人力、設(shè)備等資源的調(diào)動(dòng)。
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