上海葡萄城信息技術(shù)有限公司(以下簡稱：GrapeCity)推出的預算和費用報銷系統(tǒng)獲得眾多跨國企業(yè)認可，在先靈葆雅、默沙東、羅氏診斷、日立、妮維雅等公司成功應(yīng)用后，日前又在巴德醫(yī)療成功上線。
一、客戶背景
巴德公司是一家致力于推廣具有世界領(lǐng)先水平醫(yī)療技術(shù)和產(chǎn)品的跨國企業(yè)，其業(yè)務(wù)范圍涵蓋血管、泌尿、腫瘤和專業(yè)外科等醫(yī)療領(lǐng)域適用的醫(yī)療器械的開發(fā)、生產(chǎn)和銷售。在開發(fā)供單個病人應(yīng)用的手術(shù)器材和專業(yè)護理器材方面，巴德公司在行業(yè)中始終處于領(lǐng)先的位置，主要產(chǎn)品線包括：外科補片、PICC、植入式輸液港、血管支架、擴張球囊、人工血管、濾器、消融導管、多導生理儀、活檢槍針、腎造瘺產(chǎn)品、輸尿管支架、導尿管、各種手術(shù)導管與導絲。
自1996年進入中國之后，巴德公司在IT建設(shè)方面亦投入心力，并與GrapeCity達成長期合作，共同攻克醫(yī)療企業(yè)IT難題。
二、業(yè)務(wù)難題
GrapeCity的顧問通過對巴德醫(yī)療詳盡的需求調(diào)研，發(fā)現(xiàn)問題主要集中在以下方面：
l 報銷周期過長 巴德醫(yī)療原有的手工報銷方式需要銷售填寫報銷單據(jù)后，連同發(fā)票一起快遞到總部，經(jīng)相關(guān)人員審批后再由財務(wù)將數(shù)據(jù)導入Oracle JDE進行支付。若審批人員出差、休假，或遞交的發(fā)票、單據(jù)有誤，整個周期還將無限延長。
l 預支管理不便 銷售出差經(jīng)常會伴隨借款發(fā)生，尤其巴德醫(yī)療的員工在入職之初就能根據(jù)各自權(quán)限申請一筆永久預支款，這筆款項在離職時予以結(jié)算。手工處理方式下，借款及還款對于當事人和財務(wù)處理人員都相當不便。
l 報銷過程存在重復工作 大多數(shù)醫(yī)療企業(yè)在財務(wù)報銷的最后環(huán)節(jié)都利用ERP進行支付，囿于手工處理方式，財務(wù)人員不得不重新輸入單據(jù)號、金額明細等內(nèi)容，從實際效果看這部分工作完全屬于重復勞動。
l 報表查詢不便 對于管理者而言，以往手工報銷方式并不能隨時全面地了解、查詢費用的實際使用情況，也不能及時統(tǒng)計異常報銷單、未合規(guī)報銷單的提交人數(shù)。
三、解決方案重點
GrapeCity的預算和費用報銷系統(tǒng)著重解決企業(yè)內(nèi)部費用管控難題，強化了以下功能：
1. 預算管理：系統(tǒng)提供的接口可以分別從預算系統(tǒng)導入個人預算以及其他系統(tǒng)產(chǎn)生的報銷費用，并且在同一張報表中進行統(tǒng)計。通過該功能，申請人和審批人都能隨時了解預算使用情況。
2. 數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)：系統(tǒng)加強了數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)性，將差旅申請、預支申請與報銷進行關(guān)聯(lián)。通過下拉表單即可顯示所有出差及預支申請，申請人可以方便地選擇差旅費用需要關(guān)聯(lián)的申請單據(jù)并充抵對應(yīng)的預支單據(jù)。
3. 流程管理：系統(tǒng)除將審批流程電子化之外，還另有自動加簽功能。當報銷金額超出申請人的限額時，系統(tǒng)給出超標提醒并根據(jù)預先設(shè)定的規(guī)則自動加簽審批人，從而確保報銷合規(guī)。另外，系統(tǒng)還具有代理功能，審批人可將審批權(quán)限委托給他人，保證審批能及時進行。
4. 條形碼管理：申請人打印報銷申請單時，系統(tǒng)會自動賦予單據(jù)條形碼。財務(wù)人員接收單據(jù)后，只需用電子掃描槍掃描條形碼，系統(tǒng)即彈出相應(yīng)單據(jù)，不再需要手動輸入單據(jù)號，節(jié)省了相關(guān)人員的工作量。
5. 報表管理：根據(jù)巴德醫(yī)療實際需求，定制了實際費用、報銷未合規(guī)統(tǒng)計、報銷周期、預算實際比較、招待禮品明細、實際招待禮品統(tǒng)計、異常報銷單、協(xié)議酒店住宿金額、月度報銷、退單、月度報銷統(tǒng)計等多張報表，幫助管理者全面分析、掌握企業(yè)日常及業(yè)務(wù)營運情況。
6. 與財務(wù)系統(tǒng)對接：出納完成報銷后，會計可以直接導出付款憑證并批量導入JDE系統(tǒng)進行付款操作，避免在JDE中重復輸入的工作。
四、客戶收益
預算和費用報銷系統(tǒng)不僅實現(xiàn)了無紙化辦公的理想，更為巴德醫(yī)療帶來諸多收益：
• 提高效率 系統(tǒng)提供離線填寫模式，即使出差在外地的員工也能及時將費用單據(jù)上傳總公司審批，保證資金運轉(zhuǎn)。審批的過程不再需要員工拿著單據(jù)在各審批人辦公室、財務(wù)部門之間來回折返，系統(tǒng)通過郵件提醒審批者有亟待審批的單據(jù)，即使審批者出差在外，也不影響報銷流程的運轉(zhuǎn)，避免了拖沓。
• 提升審批透明度 系統(tǒng)通過權(quán)限設(shè)置提供不同級別的查詢功能。普通員工可以看到自己所有申報的費用報銷紀錄，并可點擊查看單項費用的審批紀錄。主管按部門可查詢自己權(quán)責范圍之內(nèi)的所有差旅辦公費用等紀錄，而更高層領(lǐng)導者則可查看公司全體員工的報銷情況，從而了解每一筆支出的用途。
• 降低運營成本 系統(tǒng)設(shè)有費用預算管理這一功能項，提供預算與實際成本的對比報表，有助于主管了解在哪些方面支出超過了預算，可節(jié)約不必要的浪費，從而降低企業(yè)總體運營成本。
五、 GrapeCity醫(yī)療行業(yè)解決方案
GrapeCity針對醫(yī)療器材行業(yè)已形成一整套管理解決方案，包括：分銷商管理系統(tǒng)、注冊證管理系統(tǒng)、預算和費用報銷系統(tǒng)、招投標管理系統(tǒng)、渠道管理系統(tǒng)、工具管理系統(tǒng)、工程師售后服務(wù)系統(tǒng)、電子標簽(RFID)解決方案等，并且在強生醫(yī)療器材、美敦力、巴德醫(yī)療、辛迪思、貝朗、施樂輝、柯達醫(yī)療等多家全球知名醫(yī)療企業(yè)成功實施上線，均獲得顯著收益。
數(shù)字化要一盤棋更要各自為戰(zhàn)
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